Как все успевать: основы эффективного тайм-менеджмента

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи

Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E– от которых стоит отказаться вообще.

Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского  – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

Каждый день с утра составлять список дел.
Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Грамотное планирование

Первым делом вам нужно подумать о том, как вы будете планировать свою жизнь. Да, именно так: «жизнь». Мы рекомендуем регулярно записывать планы на неделю, месяц и даже год. Вы ведь наверняка видели в магазинах канцтоваров ежедневники? Они до сих пор пользуются спросом именно из-за возможности писать в них планы, не забывая потом о них. Вы, конечно, можете вместо них использовать то или иное мобильное приложение.

В идеале у вас должны быть планы, как уже сказано выше, трех категорий. Но можно обойтись и планом на неделю. Его можно составлять, например, в приложении Todoist. Здесь каждой задаче можно даже приоритет выставить

Это позволит вам быстро понять, на чём именно сегодня сосредоточить внимание в первую очередь, а каким делом заняться ближе к вечеру. Todoist даст вам знать, как должен пройти ваш день — хотя бы частично

Здесь даже имеется некоторая стимуляция — если вы будете выполнять все поставленные себе задачи, то ваш рейтинг будет расти.

Главное преимущество мобильного приложения — его виджет всегда будет на экране смартфона, прямо перед вашими глазами. Оно умеет и уведомлять о скорой встрече или необходимости выполнить какое-то дело. Словом, оно будет всячески вас подстёгивать к тому, чтобы не заниматься бездельем. Уже одно это позволит вам всё успевать. Но, конечно, не стоит загружать себя всевозможными задачами — постарайтесь добиться того, чтобы у вас было регулярное время на отдых.

Рекомендации по распределению нагрузки в коттедже

Для обслуживания и ремонта электрических сетей в доме проще всего подключать группу потребителей на один автомат, а мощных, на отдельный со своим устройством защиты. Хотя это достаточно затратно, но при эксплуатации себя окупает.

Основным минусом является стоимость и габариты распределительного электрического щита для дома. Но в этом случае имеется возможность распределить нагрузку, опираясь на правило:

• Освещение и розетки в помещении подключают к разным автоматам. При неисправности помещение не окажется полностью обесточенным;
• Нельзя подключать баню, ванную и прачечную с «сухими» помещениями. Часто неисправности возникают в помещениях, имеющих повышенную влажность;
• Хозяйственные постройки и уличное освещение выделяют в отдельные группы;
• К мощным бытовым приборам подводят отдельные линии с собственными автоматами и защитой. Это такие приборы, как посудомоечная машина, электроплита, стиральная машина и т.п.;
• Ворота и охранное освещение подключают отдельно. К ним нельзя подключать никакую другую нагрузку.

После того как трёхфазный распределительный щит установлен и его сборка окончена, рекомендуется расписать потребителей фазного напряжения и повесить на дверку бокса. Это необходимо сделать, чтобы знать, какой автомат за какую группу отвечает.

Делайте несколько дел одновременно

Звучит не очень убедительно, но это действительно возможно и даже полезно. Но касается это только задач, которые не требуют максимальной концентрации. К примеру, вам предстоит долгий путь по неоживленной трассе на машине — включите аудиокнигу или самоучитель какого-нибудь языка вместе книги. Доедете до места — выучите как минимум десяток новых слов. Только имейте в виду, касается правило осуществления нескольких дел одновременно только тех случаев, когда задача это позволяет. Если вам нужно написать отчет или курсовую, а параллельно вы начнете заниматься английским, то ничего хорошего из этого не выйдет.

Равномерное ограничение скорости для всех клиентов и его настройка

Одним из решений проблемы будет распределение трафика на роутере между всеми подключенными в сеть устройствами. Дальнейшая инструкция будет основана на настройке роутера под названием TP Link, но с некоторыми оговорками может подойти для конфигурации маршрутизаторов других производителей ( D Link, Zyxel, Huawei) и наглядно покажет, как поделить интернет между устройствами:

• Перейти в веб-интерфейс настроек роутера через браузер. Для этого нужно ввести в поисковой строке IP-адрес 192.168.1.1 или 192.168.1.0 и в отрывшейся странице записать логин и пароль, который по стандарту равны «admin» : «admin» или «admin» : «12345». Наиболее предпочтительным способом раздачи сетевых настроек маршрутизатором своим клиентам будет DHCP;
• Проверить, включенл и и настроен DHCP-сервер. Для этого нужно перейти в соответствующий пункт и проверить необходимые конфигурации: в поле DHCP должно быть с параметром «Включено» или «Enable». В примере на картинке клиенты будут получать IP-адреса из соответствующего диапазона;

Настроить ограничение скорость. Для этого осуществляется переход во вкладку «Bandwidth Control» и устанавливается галочка «Включено». Дальнейшие настройки устанавливаются как на скриншоте. Среди них тип линии, скорость отдачи в интернет и скорость получения с интернета, которые определяются согласно тарифному плану провайдера будь то Ростелеком, МТС, Билайн и другие компании;

• Внеся необходимые изменения, следует сохранить их кнопкой «Save» и подождать, пока роутер будет перезагружен;
• Далее следует опять открыть «Bandwidth Control», который станет активен и добавятся новые функции. Необходимо выбрать пункт «Список правил» и нажать кнопку «Добавить». Следующие настройки следующие: галочка на «Enable», задание диапазона IP, для которых будет применяться ограничение, указание минимальных и максимальных значений скорости отдачи и загрузки.

Снова сохранить все настройки на кнопку «Save» и увидеть, что появилось новое правило на распределение скорости интернета.

Важно! Если разделить скорости удалось, то после конфигурации нужно обязательно проверить, насколько хорошо работает правило. Для этого можно с любого браузера зайти на сайт проверки скорости и зафиксировать значения онлайн

Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

Что значит семейный бюджет и зачем его вести

Семью можно сравнить с маленьким государством: есть руководитель, советчик и люди, которым нужно помогать, а также пункты расходов и доходов. Основными задачами при этом являются грамотное планирование и распределение семейного бюджета. Как сохранить денежные средства? Как правильно распределять деньги в семейном бюджете, но не отказываться от всего необходимого? Надо составить таблицу, где будут учтены деньги, поступающие в ваш бюджет, и расходы. Такая наглядная форма позволит увидеть всю картину и при необходимости внести изменения в структуру трат.

Деньги являются достаточно мощным инструментом в жизни человека. С их помощью можно сделать свое существование более комфортным, приобрести все необходимое. Однако при неправильном обращении деньги могут быть потрачены зря, не принеся никакой пользы владельцу.

Известный американский артист Уилл Роджерс однажды сказал: «Слишком много людей тратят деньги на вещи, которые им не нужны, чтобы произвести впечатление на людей, которые им не нравятся».

Вы обнаружили, что в последнее время ваши расходы стали больше доходов? Тогда, скорее всего, вы оказались в окружении невыплаченных кредитов, долгов и просроченных ежемесячных платежей! Если ваши траты непрерывно возрастают, значит, пришло время менять ситуацию и распределять их.

«Деньги – всего лишь инструмент. Они приведут туда, куда вы хотите, но не заменят вас в качестве водителя», – фраза российской писательницы, переехавшей в США. Айн Рэнд лично убедилась в необходимости составления правильного семейного бюджета.

Все еще сомневаетесь? Далее приведено три веских повода для начала грамотного распределения семейного бюджета:

1. При распределении бюджета семьи вы сможете поставить перед собой конкретные цели и начать достигать их. При отсутствии задач деньги зачастую тратятся впустую, сэкономить на ненужных вещах не получается, в связи с этим каждый раз откладывается покупка нового автомобиля или долгожданная поездка на море.
2. Таблица, помогающая распределять семейный бюджет, избавит вас от спонтанных покупок и привьет необходимые для покупателя привычки. Разве вам так нужны несколько пар похожих туфель? Составление плана бюджета поможет расставить приоритеты и приблизит вас к достижению долгосрочных целей.
3. Финансовый кризис может наступить в результате увольнения с работы, развода или серьезной болезни. Трудные ситуации могут произойти в самый неожиданный момент. Поэтому всем необходим сберегательный фонд. В структуре бюджета семьи обязателен пункт «сбережения» – это будет ваша опора, благодаря которой вы сможете обеспечивать себя в течение нескольких месяцев.

Зачем нужен тайминг на уроке?

Основная задача правильного тайминга на уроке – достичь цели в изучении языка. Мы не можем за один урок выучить всё, именно поэтому мы планируем достижение цели в несколько этапов. Внутри урока распределяем время на стадии, отведённые для изучения темы. Учителю это помогает:

• грамотно распланировать этапы для продуктивного и эффективного урока;
• не затягивать этапы урока;
• приоритезировать цель ученика, чтобы достичь ее как можно быстрее, например, ученик хочет понимать английский на слух, следовательно больше времени мы будем уделять на развитие данного навыка;
• успеть всё, что планировали;
• спланировать “if-time” задания, которые можно добавить, если останется время.

Для учеников это так же важно, как и для преподавателей. Ребенку это помогает:

• лучше усвоить изучаемый материал;
• не скучать на уроке, выполняя одно задание 40 минут;
• понимать, какая перед ним стоит задача и сколько у него есть времени на выполнение;
•  “ощущать” границы времени.

Невыполнение домашних заданий, опоздание на урок и долгое выполнение упражнений на уроке значат, что ученик не умеет ощущать границы времени

Именно поэтому важно соблюдать тайм-менеджмент на уроке как для учителя, так и для ученика. 

Основы грамотного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – сборник правил и методов, как правильно распределить свое время, чтобы все успевать. Познакомившись с основами рационального планирования, вы будете чувствовать себя увереннее и получать максимальную пользу и удовлетворение каждый день.

Для начала полезным будет освоить некоторые инструменты тайм-менеджмента:

Планирование. Если дела не планировать, то в жизни будет хаос. Планировать нужно обязательно и причем на электронных или бумажных носителях. Не стоит составлять планы в голове. Возьмите за привычку каждый вечер или утро составлять план на предстоящий день. План должен быть четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.
Расстановка приоритетов. В тайм-менеджменте есть много эффективных инструментов приоритизации задач. Например, «лягушки» — дела, которые вам не очень нравятся, их полезно делать утром. Или выделение отдельных рабочих блоков. Это время, когда вы занимаетесь только работой, ни на что не отвлекаясь.
Техники контроля времени. Например, популярная техника планирования Pomodoro.
Матрица тайм-менеджмента (или матрица Эйзенхауэра)

Это популярный инструмент, в котором все дела разделяются по важности и срочности на 4 части. А затем каждое дело заносится в соответствующий квадрант в зависимости от срочности и важности выполнения

Это базовые инструменты тайм-менеджмента, с которыми важно познакомиться в начале. Если тема планирования заинтересует вас, можете более детально углубиться в знакомство с ней

Всегда помните о дедлайнах.

Не нужно оттягивать дела на потом, особенно, если они очень важные. Во-первых, пунктуальность ценят работодатели, и если Вы сдадите работу раньше согласованного срока, Вам обязательно зачтется.

И конечно же нужно помнить, что человек наиболее сконцентрирован и продуктивен только в ограниченных временных рамках. Просто помните, что сроки имеют свойства истекать и нужно просто фиксировать у себя в голове точные дату и время того или иного проекта, задания.

Откладывая важные и срочные дела, Вы тем самым создаете эмоциональное напряжение и даже нежелательные последствия. Действовать без раздумий и сомнений — нужно просто взять и сделать.

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.
Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник — вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.
Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.
Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

С чего начать распределение семейного бюджета на месяц?

Не торопитесь тут же приступать к планированию. Первый месяц просто записывайте в выбранную систему учета все свои (всех членов семьи в том числе) растраты. Это позволит вам увидеть, куда уходит больше всего денег. Возможно, вы удивитесь тому, как много потрачена на совершенно незначимые и не особо нужные вещи.

Анализируя учет, подумайте, в каком секторе (еда, одежда, развлечения), вы могли бы сократить расходы без ущерба своему комфорту и здоровью. Это первая ступень к тому, как правильно распределить семейный бюджет. Теперь можно приступить к непосредственному планированию расходов на будущий месяц.

План совмещения семьи и работы

Чтобы получилось совместить семью и работу, нужно делать все в меру возможностей и сил. Не стоит пытать переделать всю работу, все равно не получится. Рекомендации, как совместить семью и работу:

• Не стремитесь стать совершенством. Упрощайте свои задачи.
• Каждый день нужно планировать еще с вечера. Составьте наперед расписание дня. Важные дела нужно делать в первую очередь, а второстепенные можно немного отфильтровать. Чтобы успеть сделать все запланированные дела, начинайте ваш день вовремя. Те лишние пять минут в постели не помогут вам выспаться, но позволят вовремя собраться и ничего не забыть.
• Делайте дела по очереди. Не нужно прибегать с работы и сразу браться за генеральную уборку. Нужно разнообразить свои занятия, например, немного уборки, потом уход за собой, опять немного домашних дел, отдых и так далее.
• Делайте только одно дело за раз.
• Высыпайтесь. Если вы будете хорошо полноценно спать, то у вас хватит сил и энергии на всю работу. А выглядеть вы будете моложе и бодрее.
• Разбейте план на категории. Чтобы все успевать, нужно обязательно выполнять каждую категорию один раз на день. Чтобы в итоге не получилось, что вы делаете два задания из домашней работы и ни одного из категории по уходу за собой.
• Обязательно делайте перерывы. Чтобы каждое дело выполнялось качественно, нужно делать перерывы между работой. Вам хватит пятнадцати минут, чтобы с новыми силами приступать к новому заданию.
• На выходных нужно отдыхать. Если вы на выходные запланируете работу, то вся следующая неделя не будет продуктивной. Поэтому в ваших же интересах отдыхать, набираться сил. Только это не означает, что нужно целыми днями лежать на диване, лучше активный отдых — сходите в кино, съездите на природу.
• Подключите к домашним делам всю семью. Даже если вы дадите всем хоть по маленькому заданию, то заметите, как вам стало легче.

Если грамотно и правильно распределите свое время и силы, вы получите счастливую жизнь, где вы реализованы на работе и счастливы в своем доме.

Эффективность ≠ Результативность

Часто кажется, что чем больше задач мы выполняем, тем лучше работаем.

Особенно если при этом мы ведем список дел и вычеркиваем из него каждую выполненную задачу. Благодаря таким галочкам мозг получает дополнительную стимуляцию за счет выброса гормонов дофамина и серотонина: мы испытываем удовольствие от выполненной работы и получаем мотивацию на дальнейшее движение. С эмоциональной точки зрения приятнее быть эффективным, чем результативным.

Но значит ли это, что мы тратим время на действительно важные вещи?Иногда в погоне за эффективностью мы забываем о том, каких именно результатов добиваемся. Однако для сбалансированной и продуктивной работы оба этих понятия: эффективность и результативность — крайне важны.

Как правило, легче добиться высоких результатов в том, что мы делаем часто (со временем навык и скорость растут). Иными словами, наша текущая занятость — это та самая зона эмоционального комфорта, из которой не всегда хочется выходить.

Но даже если мы умеем что-то делать и делаем это хорошо — не факт, что мы делаем то, что нам нужно. Порой эффективно мы выполняем вовсе не то, что было бы полезно для нашего роста, — и в итоге не добиваемся того результата, который хотели получить.

Эффективность без результативности так же плоха, как результативность без эффективности.

Совет: усовершенствовать уже существующий процесс и улучшить текущий результат многим людям намного легче, чем рефлексировать над тем, туда ли мы движемся и какого результата хотим достичь. Чтобы научиться мыслить стратегически, в своем плотном графике работы и следования to-do-листам оставьте время для осмысления проделанной работы и ваших дальнейших жизненных целей.

Мыслить короткими спринтами вместо долгих марафонов и «сверять часы» своих внутренних желаний хотя бы раз в месяц — практика, которая позволит вам выявить слабые стороны и поработать над ними.

Рекомендации

Помимо использования описанных выше сервисов Вы можете также использовать простые рекомендации и методики для лучшей организации Вашего времени и самодисциплины.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Такое вот оригинальное название было введено в теорию тайм-менеджмента экспертом Брайном Трейси. Под «лягушкой» автор подразумевает все неприятное, с чем Вам придется столкнуться в течение дня. Брайн Трейси уверен, что дела, не доставляющие нам удовольствие, нельзя откладывать на потом.

Научитесь говорить «нет»

Все помнят известный фильм с Джимом Керри в главной роли «Всегда говори «ДА». Однако эксперты в области тайм-менеджмента советуют нам правильно расставлять приоритеты и научиться отказывать. Не стоит на себя взваливать слишком много различных задач, иначе результат окажется отрицательным.

«Бифштекс из слона»

Еще одно кровожадное название. Что же это значит? Съесть слона целиком – задача не выполнимая так же, как и задача выполнить какую-то сложную работу без предварительной подготовки. Бифштекс из слона съесть гораздо легче, то есть легче разделить сложную задачу на ступени и двигаться к ее выполнению поэтапно.