Функция в excel консолидация

Консолидация данных и фильтры в MicroSoft Excel

Краснодарский Государственный Университет Культуры и
Искусств

Факультет

Экономики Управления и Рекламы

Дисциплина:
Информатика

РЕФЕРАТ

ТЕМА: «КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ И ФИЛЬТРЫ В MicroSoftExcel«

                                                     Выполнила:
Студентка 2-го курса

                                                                          
Группы НЭК-99

                                                                          
Ландик Е.

                                                     Проверил:____________________

Краснодар 2001

ОГЛАВЛЕНИЕ

ОГЛАВЛЕНИЕ————————————————————————————— 2

Консолидация данных—————————————————————— 3

Методы консолидации данных————————————————— 3

Консолидация
данных с использованием трехмерных ссылок———————— 3

Консолидация
данных по расположению—————————————————- 4

Консолидация
данных по категориям——————————————————— 5

Задание исходных областей консолидируемых данных— 6

Изменение итоговой таблицы консолидации данных——- 7

Добавление
области данных в итоговую таблицу—————————————— 7

Изменение
области данных в итоговой таблице——————————————- 8

Создание
связей итоговой таблицы с исходными данными—————————- 8

Фильтры——————————————————————————————- 9

Отображение
строк списка с использованием фильтра———————————- 9

Условия
отбора автофильтра——————————————————————- 10

Отображение
строк списка с использованием условий отбора———————- 10

Виды
условий отбора—————————————————————————— 10

Последовательности
символов————————————————- 12

Знаки
подстановки—————————————————————- 12

Значения
сравнения————————————————————— 12

Фильтрация
списка с помощью расширенного фильтра——————————— 13

Удаление
фильтра из списка——————————————————————— 14

Контрольные вопросы и контрольное задание—————— 15

Методы консолидации данных

В табличном редакторе Microsoft Excel предусмотрено несколько способов
консолидации:

·  
С
помощью трехмерных ссылок, что является наиболее предпочтительным способом. При
использовании трехмерных ссылок отсутствуют ограничения по расположению данных
в исходных областях.

·  
По
расположению, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и
размещены в одном и том же порядке. Используйте этот способ для консолидации
данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.

·  
Если
данные, вводимые с помощью нескольких листов-форм, необходимо выводить на
отдельные листы, используйте мастер шаблонов с функцией автоматического сбора
данных.

·  
По
категориям, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те
же  заголовки. Используйте этот способ для консолидации данных листов, имеющих
разную структуру, но одинаковые заголовки.

·  
С
помощью сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но
обеспечивает большую гибкость при реорганизации категорий.

Консолидация больших объёмов данных

В некоторых областях человеческой деятельности возникает необходимость проводить работу с большими массивами данных. В этом случае для того, чтобы привести информацию к виду, удобному для обработки, приходится выполнять значительный объём работы.

Рассматриваемая необходимость возникает не только при решении экономических или юридических задач, но и во многих других случаях. Например, одна из причин сложностей, возникающих при составлении метеорологических прогнозов, состоит в необходимости обработки больших массивов информации о состоянии атмосферы.

В процессе консолидации данных должны быть решены следующие задачи:

1. Выбор структуры хранения, который обеспечит понятную и удобную систему хранения и накопления информации.
2. Необходимо предвидеть то, какие запросы будут делаться в работе с хранилищем данных и обеспечить их максимально быстрое удовлетворение.
3. Обеспечить выполнение первоначального занесения данных в систему и их пополнения.
4. Выработка интерфейса работы с пользователями, который предусматривает быструю и удобную работу со всеми нужными видами данных.

Консолидация большого массива информации требуется в различных областях человеческой деятельности. Поэтому конкретная методика работы будет отличаться в зависимости от вида обрабатываемой информации и задач, которые необходимо решить.

Заключение

Конкретное содержание понятия консолидации зависит от той сферы человеческой деятельности, к которой он относится. Однако общий смысл этого понятия примерно одинаковый — речь идёт о слиянии, укрупнении или стабилизации.

Консолидированные данные

Когда нажмете ОК, Excel обобщит все выбранные данные на новом листе. Вдоль левого края экрана Вы увидите инструменты группировки, которые можно использовать, чтобы отображать и скрывать данные.

Если был выбран пункт Create links to source data (Создавать связи с исходными данными), то полученные данные ссылаются на содержащие их исходные ячейки. Кликнув по ячейке с данными (не по ячейке с суммой), Вы увидите ссылку на лист и ячейку, содержащую эти данные.

Если вы не отметили параметр Create links to source data (Создавать связи с исходными данными), то полученная консолидация – это просто обобщение данных без каких-либо подробностей, без группировки и содержащее только результаты суммирования.

Консолидация (объединение) данных из нескольких таблиц в одну

Способ 1. С помощью формул

Имеем несколько однотипных таблиц на разных листах одной книги. Например, вот такие:

Необходимо объединить их все в одну общую таблицу, просуммировав совпадающие значения по кварталам и наименованиям.

Самый простой способ решения задачи «в лоб» — ввести в ячейку чистого листа формулу вида

=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3

которая просуммирует содержимое ячеек B2 с каждого из указанных листов, и затем скопировать ее на остальные ячейки вниз и вправо.

Если листов очень много, то проще будет разложить их все подряд и использовать немного другую формулу:

=СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)

Фактически — это суммирование всех ячеек B3 на листах с 2001 по 2003, т.е. количество листов, по сути, может быть любым. Также в будущем возможно поместить между стартовым и финальным листами дополнительные листы с данными, которые также станут автоматически учитываться при суммировании.

Способ 2. Если таблицы неодинаковые или в разных файлах

Если исходные таблицы не абсолютно идентичны, т.е. имеют разное количество строк, столбцов или повторяющиеся данные или находятся в разных файлах, то суммирование при помощи обычных формул придется делать для каждой ячейки персонально, что ужасно трудоемко. Лучше воспользоваться принципиально другим инструментом.

Рассмотрим следующий пример. Имеем три разных файла (Иван.xlsx, Рита.xlsx и Федор.xlsx) с тремя таблицами:

Хорошо заметно, что таблицы не одинаковы — у них различные размеры и смысловая начинка. Тем не менее их можно собрать в единый отчет меньше, чем за минуту. Единственным условием успешного объединения (консолидации) таблиц в подобном случае является совпадение заголовков столбцов и строк. Именно по первой строке и левому столбцу каждой таблицы Excel будет искать совпадения и суммировать наши данные.

Для того, чтобы выполнить такую консолидацию:

1. Заранее откройте исходные файлы
2. Создайте новую пустую книгу (Ctrl + N)
3. Установите в нее активную ячейку и выберите на вкладке (в меню) Данные — Консолидация(Data — Consolidate) . Откроется соответствующее окно:

Установите курсор в строку Ссылка(Reference) и, переключившись в файл Иван.xlsx, выделите таблицу с данными (вместе с шапкой). Затем нажмите кнопку Добавить(Add) в окне консолидации, чтобы добавить выделенный диапазон в список объединяемых диапазонов.
Повторите эти же действия для файлов Риты и Федора. В итоге в списке должны оказаться все три диапазона:

Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск-папка-файл-лист-адреса ячеек). Чтобы суммирование происходило с учетом заголовков столбцов и строк необходимо включить оба флажка Использовать в качестве имен (Use labels)

Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем (при изменении данных в исходных файлах) производить пересчет консолидированного отчета автоматически.

После нажатия на ОК видим результат нашей работы:

Наши файлы просуммировались по совпадениям названий из крайнего левого столбца и верхней строки выделенных областей в каждом файле. Причем, если развернуть группы (значками плюс слева от таблицы), то можно увидеть из какого именно файла какие данные попали в отчет и ссылки на исходные файлы:

При работе с однотипными данными, размещенными в разных таблицах, листах или даже книгах, для удобства восприятия лучше собрать информацию воедино. В Microsoft Excel с этой задачей можно справиться с помощью специального инструмента, который называется «Консолидация». Он предоставляет возможность собрать разрозненные данные в одну таблицу. Давайте узнаем, как это делается.

Естественно, что не все таблицы можно консолидировать в одну, а только те, которые соответствуют определенным условиям:

• столбцы во всех таблицах должны иметь одинаковое название (допускается лишь перестановка столбцов местами);
• не должно быть столбцов или строк с пустыми значениями;
• шаблоны у таблиц должны быть одинаковыми.

Создание консолидированной таблицы

Рассмотрим, как создать консолидированную таблицу на примере трех таблиц, имеющих одинаковый шаблон и структуру данных. Каждая из них расположена на отдельном листе, хотя по такому же алгоритму можно создать консолидированную таблицу из данных расположенных в разных книгах (файлах).

1. Открываем отдельный лист для консолидированной таблицы.

На открывшемся листе отмечаем ячейку, которая будет являться верхней левой ячейкой новой таблицы.

Встроенная отправка

Если у вас еще старый добрый Excel 2003, то все просто. Открываете нужную книгу/лист и выбираете в меню Файл – Отправить – Сообщение (File – Send To – Mail Recipient). Откроется окошко, в котором можно выбрать один из двух вариантов отправки:

В первом случае текущая книга будет добавлена в сообщение как вложение, во втором – содержимое текущего листа попадет прямо в текст сообщения как текстовая таблица (без формул).

Кроме этого в меню Файл – Отправить (File – Send To) есть еще несколько более экзотических вариантов отправки:

• Сообщение (для ознакомления) (Mail Recipient for Review) – отправляется вся книга целиком и при этом для нее включается отслеживание изменений, т.е. начинает явно фиксироваться – кто, когда и в каких ячейках какие изменения производил. Отобразить внесенные изменения потом можно в меню Сервис – Исправления – Выделить исправления (Tools – Track changes – Highlight changes)или на вкладке Рецензирование – Исправления (Reveiw – Track Changes) Выглядеть это будет примерно так: Цветные рамочки помечают изменения, внесенные в документ (для каждого пользователя – свой цвет). При наведении мыши всплывает похожее на примечание окошко с подробным описанием кто, что и когда изменил в этой ячейке. Весьма удобно для рецензирования документов, когда, например, вы правите отчет своих подчиненных или шеф правит ваш.
• По маршруту (Routing Recipient) – сообщение, куда будет вложена ваша книга, отправится по цепочке получателей, каждый из которых автоматически будет пересылать его дальше, как эстафетную палочку. При желании можно задать, чтобы в конце цепочки сообщение вернулось к вам обратно. Можно включить режим отслеживания изменений, чтобы видеть правки, внесенный каждым человеком в цепочке.

В новых Excel 2007/2010 ситуация немного другая. В этих версиях для отправки книги по почте нужно выбрать кнопку Офис (Office Button) или вкладку Файл (File) и команду Отправить (Send). Далее, пользователю предлагается набор вариантов отправки:

Обратите внимание на то, что в новых версиях исчезла возможность отправки отдельного листа книги, вставленного в тело письма – как это было в Excel 2003 и старше. Осталась только возможность отправить весь файл целиком

Зато появилась полезная возможность отправлять в известном формате PDF и менее известном XPS (аналог PDF, но не требует Acrobat Reader для чтения – открывается прямо в Internet Explorer). Команду отправки книги для ознакомления можно вытащить как дополнительную кнопку на панель быстрого доступа через Файл – Параметры – Панель быстрого доступа – Все команды – Отправить на проверку (File – Options – Quick Access Toolbar – All Comands – Send for Review).

Таблицы Excel

Лучше всего данные хранить в таблице Excel, это самый удобный и распространенный источник для Power Query. На ленте даже есть специальная кнопка.

Чтобы загрузить таблицу в редактор Power Query, достаточно выделить любую ее ячейку и нажать Данные → Получить и преобразовать данные → Из таблицы/диапазона.

Примечание. В вашей версии Excel расположение кнопок и их названия могут отличаться.

Если то же самое проделать с обычным диапазоном, то Excel вначале преобразует диапазон в таблицу Excel, а потом запустит Power Query.

Запросу присваивается имя таблицы Excel, которая является источником данных. Поэтому желательно сразу дать таблице говорящее название. Не обязательно, конечно, но желательно. В противном случае рекомендуется переименовать сам запрос, чтобы затем его можно было легко найти среди других запросов книги.

Данные находятся в Power Query. Новые значения, внесенные в исходную таблицу, автоматически попадут в запрос после его обновления. Далее в редакторе Power Query делают обработку данных и выгружают либо в виде таблицы Excel, либо оставляют в памяти Excel в виде подключения.

Выполняем консолидацию

В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:

1. Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.Примечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter).
2. В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.
3. На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.
4. Здесь представлены следующие параметры:
   • Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
     • Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
     • Количество;
     • Среднее;
     • Максимум;
     • Минимум;
     • Произведение;
     • Количество чисел;
     • Стандартное отклонение;
     • Несмещенное отклонение;
     • Дисперсия;
     • Несмещенная дисперсия.
5. Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
   • Переключаемся на лист с первой таблицей.
   • Видим, что в поле автоматически появилось название выбранного листа (но если смены листа не было, название добавлено не будет). Теперь с помощью зажатой левой кнопки мыши выделяем таблицу вместе с шапкой (например, от самой левой верхней ячейки до правой нижней). Убеждаемся, что координаты выбранных элементов корректно указаны в поле, после чего жмем кнопку “Добавить”. Кстати, указать/изменить координаты можно и вручную, введя их с помощью клавиатуры, но это не так удобно, как при работе с мышью, к тому же, в этом случае есть вероятность ошибиться.Примечание: чтобы выбрать диапазон из другого файла, предварительно открываем его в программе. Затем, запустив функцию консолидации в первой книге и находясь в поле “Ссылка”, переключаемся во вторую книгу, выбираем в ней нужный лист и выделяем требуемую область ячеек. При этом в начале ссылки обязательно должно добавиться имя файла. В нашем случае это не нужно, мы просто продемонстрировали, как это можно сделать.
6. В результате в “Списке диапазонов” появилась первая запись, соответствующая выполненному нами выделению.
7. Возвращаемся в поле “Ссылка”, удаляем содержащуюся в нем информацию, после чего добавляем в “Список диапазонов” координаты двух оставшихся таблиц.
8. Теперь остаются только заключительные штрихи – напротив нужных опций ставим галочки:
   • “Подписи верхней строки” – в результате консолидации в полученную таблицу автоматически будет добавлена шапка с учетом исходных данных.
   • “Значения левого столбца” – требуется, чтобы была заполнена левая колонка соответствующими значениями.
   • “Создавать связи с исходными данными” – очень важный параметр, включив который любые изменения первоначальных данных сразу же отобразятся в консолидированной таблице, которая, к тому же, будет сформирована с группировкой, что может быть очень удобно. Но стоит учитывать, что если в дальнейшем потребуется изменение структуры одной из исходных таблиц, процедуру придется выполнить повторно. Это же касается и случаев, когда галочка не установлена.
   • По готовности нажимаем OK.
9. Эксель сделает консолидацию данных и сформирует новую таблицу согласно заданным настройкам и выбранным опциям.В нашем случае – мы выбрали создание связи, поэтому получили группировку данных, которая позволяет отобразить/скрыть детализацию.

Консолидация данных в Excel

Консолидация данных – опция в Excel, которая позволяет объединять данные из разных таблиц в одну, а также объединять листы, расположенные в одном или разных файлах, в один. Чем же так полезна консолидация для интернет-маркетолога?

Разберем два наглядных примера.

Пример №1

У нас есть статистика по ключевым словам из контекстной рекламы с привязкой к основным показателям – кликам, расходам, транзакциям и доходу.

Специальный отчет в Google Analytics

Выгрузив данные в Excel, мы увидим, что в таблице есть строки, которые «по сути» являются дублями.

«Дубли» ключевых слов в статистике

Это связано с тем, что статистика выгружена из двух рекламных систем (Яндекс.Директ и Google Ads), и в Google Рекламе для ключевых слов используется модификатор широкого соответствия (знак «+»).

То есть, вместо двух строчек доставка цветов москва и +доставка +цветов +москва мы должны получить одну с объединенными данными. Ведь это один ключ и нам нужно оценить его эффективность.

Аналитика не может автоматически просуммировать такие ключи. Не может и Excel, если только не выбирать поочередно строки и смотреть итоговые значения на панели, а потом в соседней таблице вручную сводить их.

Суммирование данных вручную

Это очень долго, особенно когда у вас много данных. С этой задачей легко справляется Консолидация данных. За 1 минуту и с помощью нескольких щелчков мыши можно автоматически сделать то, что мы привыкли делать вручную.

Но перед этим нужно не забыть воспользоваться функцией Заменить, убрав все + из таблицы.

Удаляем + в ключевых словах перед консолидацией

— переходим на соседний лист (так удобнее);

— выделяем ячейку, в которую хотим вставить данные;

— переходим в Данные — Консолидация

В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:

• Функция – Сумма (поскольку хотим суммировать данные);
• Ссылка – выбираем весь диапазон данных на соседнем листе;
• Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.

Нажимаем ОК. Если все сделали верно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных:

Итоговая таблица после консолидации

Таблица наша также уменьшилась. До консолидации было 252 строки, после объединения данных их стало 212:

ДО и ПОСЛЕ консолидации

Видео консолидации примера №1:

Консолидация данных в Excel

Пример №2

Вы каждый месяц для своего клиента готовите отчет по рекламе. Наступает момент, когда нужно свести данные за предыдущие периоды. Например, ежемесячные, чтобы получить годовой отчет. Или 6 месяцев, чтобы построить суммарный отчет за полгода. В общем, любой период, за который вам нужна консолидированная статистика.

Да, можно просто выгрузить данные из рекламных кабинетов Яндекс.Директ и Google Ads за общий период. Но что делать, когда данные по показам, кликам, расходам и конверсиям привязаны к бизнес-показателям, которых нет в интерфейсах, но которые завязаны на контекстной рекламе? А если в каждый из этих месяцев работали разные рекламные кампании (в один месяц – 10, в другой – 5 и т.д.)? Опять ручной процесс сведения данных.

Статистика по 3 месяцам на разных вкладках файла

Мы хотим свести данные в одну таблицу. Воспользуемся консолидацией.

В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:

• Функция – Сумма (поскольку хотим суммировать данные);
• Ссылка – выбираем весь диапазон данных на листах поочередно (с помощью кнопки Добавить);
• Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.

Галочка Создавать связи с исходными данными позволит производить пересчет консолидированного отчета автоматически при изменении данных в исходных файлах (в нашем примере – это листы сентябрь, октябрь, ноябрь). Нажимаем ОК.

Если все сделали правильно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных с трех таблиц в одной:

Слева появятся новые значки:

Связи с исходными данными

• 1 – свернуть все связи с исходными данными;
• 2 – развернуть все связи с исходными данными.

При нажатии на + раскроется соответствующая строка, в которой будут отображены данные по каждому из исходных листов.

Видео консолидации примера №2:

Консолидация данных в Excel

Таким образом, консолидация данных в Excel позволяет всего в несколько кликов объединить данных из разных файлов, листов и таблиц в единый объект. Еще один шаг на пути к автоматизации и упрощению работы с отчетностью!

Понравился эксперимент с видео? Поставь 5.0 статье ->

Финансовая сфера

Занимаясь бизнесом, можно получить значительную прибыль. Однако для этого необходимо, чтобы деятельность происходила в строгих рамках закона. За этим следит не только сама фирма, но и государство. Для того, чтобы предоставить ему все нужные для контроля данные, предприятие обязано сдавать финансовую и другую отчётность.

Иногда фирма разрастается и в её составе формируются филиалы, которые становятся фактически независимыми хозяйственными единицами. Однако их отчётность можно рассматривать двояко: отдельно или в составе всего предприятия.

В последнем случае будут представлены общие цифры, характеризующие деятельность всей фирмы в целом. При необходимости их можно будет проанализировать более детально. Государству для контроля необходимы оба вида отчётности. Та, в которой представлены данные, относящиеся ко всему предприятию, называется консолидированной.

Аналогичная ситуация возникает при составлении отчётности для фирм, входящих в холдинг. Цифры, которые характеризуют деятельность всех входящих в него фирм показываются в консолидированной отчётности. Обычно она включает в себя следующие данные:

1. О полученных доходах и понесённых расходах.
2. Отчёт о движении денежных потоков.
3. Данные, относящиеся к оценке изменений капитала предприятия.

Возможность получить информацию о ситуации в целом, позволяет увеличить эффективность ведения бизнеса.

Существуют различные способы проведения такой консолидации:

1. При использования пропорционального способа учитываются не все активы, а только те, которыми обладает каждая выделенная структурная единица.
2. Когда применяется полная консолидация, отчётность включает в себя все имеющиеся активы.
3. Если используется принцип долевого участия, то активы рассматриваются с учётом сделанных инвестиций в другие предприятия.

При составлении консолидированной отчётности необходимо исключать те операции, которые происходят между организационно независимыми единицами. Фактически они будут учитываться дважды, что будет необходимо исключить перед определением итоговых цифр.

Отображение строк списка с использованием фильтра

Для начала необходимо отметить, что фильтры могут
быть использованы только для одного списка на листе. Что же касается отображения
строк  списка с использованием фильтра, то для этого необходимо проделать
следующее:

1.   Укажите ячейки в фильтруемом
списке.

2.   Выберите пункт Фильтр в меню
«Данные», а затем — команду «Автофильтр».

3.   Чтобы отфильтровать строки,
содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в
котором содержатся искомые данные.

4.   Выберите значение в списке.

5.   Повторите шаги 3 и 4, чтобы
ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном
столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кнопку
со стрелкой, а затем выберите пункт «Условие».

Примечания.

Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов,
то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те
значения, которые видны в отфильтрованном списке.

С помощью команды Автофильтр на столбец можно
наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется
наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать
данные на основе вычисленного значения.

Список

Набор строк таблицы, содержащий
связанные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов
клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки
выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка
при этом содержит названия столбцов.

Создание консолидированной таблицы

Рассмотрим, как создать консолидированную таблицу на примере трех таблиц, имеющих одинаковый шаблон и структуру данных. Каждая из них расположена на отдельном листе, хотя по такому же алгоритму можно создать консолидированную таблицу из данных расположенных в разных книгах (файлах).

1. Открываем отдельный лист для консолидированной таблицы.
2. На открывшемся листе отмечаем ячейку, которая будет являться верхней левой ячейкой новой таблицы.
3. Находясь во вкладке «Данные» кликаем по кнопке «Консолидация», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».

4. Открывается окно настройки консолидации данных.

   В поле «Функция» требуется установить, какое действие с ячейками будет выполняться при совпадении строк и столбцов. Это могут быть следующие действия:

   • сумма;
   • количество;
   • среднее;
   • максимум;
   • минимум;
   • произведение;
   • количество чисел;
   • смещенное отклонение;
   • несмещенное отклонение;
   • смещенная дисперсия;
   • несмещенная дисперсия.

   В большинстве случаев используется функция «Сумма».

5. В поле «Ссылка» указываем диапазон ячеек одной из первичных таблиц, которые подлежат консолидации. Если этот диапазон находится в этом же файле, но на другом листе, то жмем кнопку, которая расположена справа от поля ввода данных.
6. Переходим на тот лист, где расположена таблица, выделяем нужный диапазон. После ввода данных жмем опять на кнопку расположенную справа от поля, куда был внесен адрес ячеек.

7. Вернувшись в окно настроек консолидации, чтобы добавить уже выбранные нами ячейки в список диапазонов, жмем на кнопку «Добавить».

   Как видим, после этого диапазон добавляется в список.

   Аналогичным образом, добавляем все другие диапазоны, которые будут участвовать в процессе консолидации данных.

   Если же нужный диапазон размещен в другой книге (файле), то сразу жмем на кнопку «Обзор…», выбираем файл на жестком диске или съемном носителе, а уже потом указанным выше способом выделяем диапазон ячеек в этом файле. Естественно, файл должен быть открыт.

8. Точно так же можно произвести некоторые другие настройки консолидированной таблицы.

   Для того, чтобы автоматически добавить название столбцов в шапку, ставим галочку около параметра «Подписи верхней строки». Для того, чтобы производилось суммирование данных устанавливаем галочку около параметра «Значения левого столбца». Если вы хотите, чтобы при обновлении данных в первичных таблицах обновлялась также и вся информация в консолидированной таблице, то обязательно следует установить галочку около параметра «Создавать связи с исходными данными». Но, в этом случае нужно учесть, что, если вы захотите в исходную таблицу добавить новые строки, то придется снять галочку с данного пункта и пересчитать значения вручную.

   Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

9. Консолидированный отчет готов. Как видим, данные его сгруппированы. Чтобы посмотреть информацию внутри каждой группы, кликаем на плюсик слева от таблицы.

   Теперь содержимое группы доступно для просмотра. Аналогичным способом можно раскрыть и любую другую группу.

Как видим, консолидация данных в Эксель является очень удобным инструментом, благодаря которому можно собрать воедино информацию расположенную не только в разных таблицах и на разных листах, но даже размещенную в других файлах (книгах). Делается это относительно просто и быстро.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Привет всем! Сегодняшний материал для тех, кто продолжает осваивать работу с программами-приложениями, и не знает, как сделать сводную таблицу в excel.

Создав общую таблицу, в каком либо из текстовых документов, можно осуществить её анализ, сделав в Excel сводные таблицы.

Создание сводной Эксель таблицы требует соблюдения определенных условий:

1. Данные вписываются в таблицу, где есть столбцы и списки с названиями.
2. Отсутствие незаполненных форм.
3. Отсутствие скрытых объектов.

Консолидация данных в Excel: практическая работа

Программа Microsoft Excel позволяет выполнять разные виды консолидации данных:

1. По расположению. Консолидированные данные имеют одинаковое расположение и порядок с исходными.
2. По категории. Данные организованы по разным принципам. Но в консолидированной таблице используются одинаковые заглавия строк и столбцов.
3. По формуле. Применяются при отсутствии постоянных категорий. Содержат ссылки на ячейки на других листах.
4. По отчету сводной таблицы. Используется инструмент «Сводная таблица» вместо «Консолидации данных».

Консолидация данных по расположению (по позициям) подразумевает, что исходные таблицы абсолютно идентичны. Одинаковые не только названия столбцов, но и наименования строк (см. пример выше). Если в диапазоне 1 «тахта» занимает шестую строку, то в диапазоне 2, 3 и 4 это значение должно занимать тоже шестую строку.

Это наиболее правильный способ объединения данных, т.к. исходные диапазоны идеальны для консолидации. Объединим таблицы, которые находятся в разных книгах.

Созданы книги: Магазин 1, Магазин 2 и Магазин 3. Структура одинакова. Расположение данных идентично. Объединим их по позициям.

1. Открываем все три книги. Плюс пустую книгу, куда будет помещена консолидированная таблица. В пустой книге выбираем верхний левый угол чистого листа. Открываем меню инструмента «Консолидация».
2. Составим консолидированный отчет, используя функцию «Среднее».
3. Чтобы показать путь к книгам с исходными диапазонами, ставим курсор в поле «Ссылка». На вкладке «Вид» нажимаем кнопку «Перейти в другое окно».
4. Выбираем поочередно имена файлов, выделяем диапазоны в открывающихся книгах – жмем «Добавить».

Примечание. Показать программе путь к исходным диапазонам можно и с помощью кнопки «Обзор». Либо посредством переключения на открытую книгу.

Консолидированная таблица:

Консолидация данных по категориям применяется, когда исходные диапазоны имеют неодинаковую структуру. Например, в магазинах реализуются разные товары. Какие-то наименования повторяются, а какие-то нет.

1. Для создания объединенного диапазона открываем меню «Консолидация». Выбираем функцию «Сумма» (для примера).
2. Добавляем исходные диапазоны любым из описанных выше способом. Ставим флажки у «значения левого столбца» и «подписи верхней строки».
3. Нажимаем ОК.

Excel объединил информацию по трем магазинам по категориям. В отчете имеются данные по всем товарам. Независимо от того, продаются они в одном магазине или во всех трех.