Менеджер проектов

The Five Phases of the Project Life Cycle

Every project goes through the project life cycle, which is made up of five project management stages: initiation, planning, execution, monitoring and control and closure.

Phase 1: Project Initiation

This is the starting phase where the project manager must prove that the project has value and is feasible. This includes creating a business case that justifies the need for the project, and a feasibility study to prove it can be executed within a reasonable time and cost.

Then a project charter, which is a document that conveys what the project is going to deliver, is created. A project brief serves a similar purpose. Their main difference is that a project charter is part of the PMBOK framework, while a project brief aligns with the PRINCE2 methodology.

This project management stage culminates in a project kickoff meeting, where the team, stakeholders and other relevant parties are brought together to lay out the project goals, schedule, processes and the chain of communication.

Phase 2: Project Planning

After the project has been approved, the project moves into the second project management phase: project planning. The goal of this phase is the creation of the project plan, which will be the guide for the next two phases. The project plan must include every component associated with the execution of the project, including the costs, risks, resources and timeline.

Related: Free Project Plan Template for Word

During this phase, the project scope (the work required to complete the project) is defined using a work breakdown structure (WBS). The WBS breaks the project down into activities, milestones and deliverables, making it easy for project managers to create schedules and assign tasks to their team members.

Project managers often lay out their project plan using a Gantt chart software, which provides a visual representation of the entire project. This provides a roadmap for the work until the project reaches its conclusion.

Phase 3: Project Execution

The third project management phase is project execution, which is when the tasks and milestones outlined in the plan are tackled to produce the deliverable to the client’s or stakeholder’s satisfaction.

Along the way, the project manager will reallocate resources as needed to keep the team working. In addition, they will identify and mitigate risks, deal with problems and incorporate any changes.

Phase 4: Project Monitoring and Control

The fourth project management phase, project monitoring and control, takes place concurrently with the execution phase of the project. It involves monitoring the progress and performance of the project to ensure it stays on schedule and within budget. Quality control procedures are applied to guarantee quality assurance.

The biggest issues in a project are typically related to three factors—time, cost and scope, which collectively are referred to as the triple constraint. The main goal of this phase is to set firm controls on the project to ensure those three factors don’t go off track.

Phase 5: Project Closure

The fifth project management phase is project closure, in which the final deliverables are presented to the client or stakeholder. Once approved, resources are released, documentation is completed and everything is signed off on. At this point the project manager and team can conduct a post-mortem to evaluate the lessons learned from the project.

Depending on the project, the closure phase may include handing over control to a different team, such as an operations management team. In this case, it is the job of the project manager to ensure such a transition occurs smoothly.

ProjectManager offers a suite of all the tools you need to take your project every step of the way—from initiation through closure. Upload all your documents into one secure location, and make a comprehensive project plan that accounts for your budget, resources, workload and more. Then, create a schedule in the format that works best for you, whether that be a Gantt chart, a Sheet or a kanban board. When you’ve made your plan and set a baseline, track variances in real time on your customizable project dashboard. Try it free today.

Track your project through every phase with real-time dashboards—Learn more.

Roles in IT Project Management

Roles and responsibilities in IT project management mostly mirror those projects in other disciplines. There are stakeholders, who are those who have an interest in the project; teams, who are those with skills to execute the project plan; and the IT project manager, who is the person that is responsible for the planning, procurement and execution of the project.

Types of IT Teams

Where roles differ from more traditional projects is in the teams themselves. While more project management is executed by teams, whether remote or on site, they are largely part of the overall organization that is implementing the project. However, with IT project management there are three types of teams.

• First, there is the traditional project management team that is tasked with an IT project. These teams are not exclusive to IT and are led and staffed with a formal project management methodology.
• Second, there are professional services teams, who deliver technology to external customers. This is usually done with the implementation of software or installation of hardware. They are often led by a project manager, but can be headed by a services vice-president or director. However, they also use formal types of project management.
• Thirdly, there are internal IT teams. These are the teams that manage the delivery and maintenance of the technology in an organization. They roll out new systems, set up computers, monitors, phones and other devices for employees and manage the systems. They can be led by a project manager, though that person is usually defined within the company as a director or vice-president of IT.

The IT Project Manager

The IT project manager, due to the breadth of IT project management, has a wider range of responsibilities than most other project managers. They are not only dealing with leadership, resource allocation, scheduling and planning, monitoring and reporting, but must know about technology beyond the tools that they use to manage projects.

IT project managers are responsible for understanding firmware and being able to implement software integrations. They often build websites and databases, and manage these technologies as well. This includes building networks and maintaining security for data risks.

However, the basic structure of the IT project manager’s job remains being a clear communicator, setting realistic goals and applying the right methodology to achieve them. They must motivate and inform both teams and stakeholders, manage change and set the project schedule. The triple constraint of any project is still present. Therefore, the IT project manager, like any project manager, is concerned with setting deadlines and keeping to a budget. This is all managed through methodology.

Почему проджект в онлайн-школе — это ключ к масштабированию онлайн-школы?

Стремительное развитие сферы EdTech породило множество профессий, каждая из них важна по-своему и служит для решения конкретных задач. Но есть одна профессия, которая является локомотивом и ключом к масштабированию и развитию онлайн-проекта. Это грамотный проджект-менеджер.  

Если говорить аллегориями, то это бригадир на строительстве крупного объекта. Без него бригада не сможет полноценно работать, будет постоянно делать перекуры и не достигнет поставленной цели. А под опытным управлением бригадира люди не будут сидеть на месте, а быстро и качественно выполнят поставленные задачи. 

Проджект всегда работает «в полях» и является правой рукой и помощником продюсера. Он руководит не только внутренним штатом сотрудников, но и сторонними специалистами, которым делегированы отдельные этапы работы.  Следит, чтобы все процессы проходили без сбоев, при необходимости включается в рабочий процесс и направляет ход работы в нужное русло. Он должен уметь правильно и четко отдавать поручения, прорабатывать техническое задание, чтобы подрядчики и сотрудники понимали, что именно от них требуется. 

Важнейшей задачей менеджера проектов является достижение поставленных целей в обозначенный срок. При этом он на 100% должен задействовать ресурс подведомственной ему команды. А это значит: 

• распределить силы и время; 
• предугадать риски и обойти их; 
• распределить бюджет проекта; 
• грамотно излагать задачи; 
• следить за ходом их выполнения; 
• грамотно направлять команду и при необходимости вносить изменения в процессе; 
• следить, чтобы сотрудники не отклонялись от курса; 
• мотивировать людей и заряжать энергией; 
• взаимодействовать с каждым членом команды в режиме обратной связи. 

Этот список можно еще долго продолжать, однако отдельно добавим к этим пунктам ответственность за сбор требований к проекту и анализ итоговых показателей. Если перед командой ставится масштабная задача, то он должен разбить ее на более мелкие, найти вектор их решения и правильно распределить между сотрудниками. При этом выполнение отдельных задач он может взять на себя. Еще он проводит все коммуникации в рамках вверенного ему проекта. 

Проджект-менеджер — это пример для команды. Если он профессионал своего дела, эмоционально правильно настроен, горит работой, то и его люди будут следовать за ним и в итоге обеспечат успех всему мероприятию.  

Вы спросите: «Но если это настолько важная фигура в проекте, чем же он отличается от продюсера?» Об этом рассказываю ниже. 

УПРАВЛЕНИЕ ИНТЕГРАЦИЕЙ ПРОЕКТА

ROI-return of investment — (возврат инвестиций)

internal rate of return — (внутренняя ставка возврата)

discounted cash flow — (дисконтированный денежный поток)

net present value — (чистый дисконтированный доход)

Устав фиксирует цели и ограничения проекта

Должен быть неизменным

Пример: Temp1 — ProjectCharter_2015

4.3. Мониторинг и контроль работ проекта

Проверка хода проекта относительно всех планов: нужно сверить «план» и «факт» (укладываем в сроки?, укладываемся в бюджет? и т.п.)

4.6. Закрытие фазы или проекта

Все проекты и фазы должны быть закрыты все зависимости завершился он триумфом или провалом.

Для закрытия: 

• выдать результат (требуемый по scope baseline)
• проверить и сделать «что нужно» для закрытия (например, высвободить команду подписать акт приемки работ, получить отзыв от клиента и т.п.)
• зафиксировать полезную информацию по проекту («выученный урок» — что было успешно/неуспешно, какие самые большие риски и т.п.)

Сходства и различия

Задачи перед этими ролями стоят совершенно разные: проджект вместе с командой в течение ограниченного промежутка времени делает проект по заранее заданным требованиям (автором которых, кстати, может быть продакт, как это делается у нас), а продакт бессрочно занимается всеми аспектами развития продукта. Откуда тогда берётся путаница? Попробуем разобраться.

Роль менеджера продукта включает в себя довольно большое количество разных задач. В некоторых компаниях объём задач такой, что один человек не может с ним справиться. Поэтому кто-то занимается общением с клиентами, другой разбирается в технической составляющей продукта, третий работает с метриками. При этом людей с разным функционалом называть одинаково язык не поворачивается, поэтому кого-то из них назовут всё-таки продактом, кого-то проджектом, а кого-то и аналитиком.

В отдельных компаниях может быть и наоборот: есть фронт работ, который закрывает один и тот же менеджер. Времени ему на это хватает, задачи подпадают и под одну роль, и под другую, поэтому называют его как придётся.

У продактов и проджектов действительно может пересекаться функционал в зависимости от особенностей конкретного продукта. Это лучше продемонстрировать в таблице ниже:

	Продакт	Проджект
	Управление командой	Управление командой
	Приоритизация задач	Приоритизация задач
	Планирование	Планирование
	Управление бюджетом	Управление бюджетом
	Работа с подрядчиками	Работа с подрядчиками
	Исследование рынка	Работа с внутренним заказчиком
	Документация продукта	Проектная документация
	Описание функционала для разработки	Ограниченный перечень работ в рамках проекта
	Работа с метриками	Ограничение по бюджету
	Ценообразование	Ограничение по срокам
	Продвижение продукта

Что интересно, некоторые пункты, которые здесь называются одинаково, могут на самом деле означать разные задачи. Например, под работой с подрядчиками у продакта может подразумеваться выбор этих подрядчиков, а у проджекта — плотное взаимодействие с ними по реализации какого-то конкретного заказа. При всём при этом продакт- и проджект-менеджеры зачастую могут сосуществовать внутри одной компании.

У нас я наблюдаю эволюцию этих ролей в связи с ростом компании. Долгое время был один менеджер (я), отвечающий и за развитие продукта, и за все связанные с ним проекты. С ростом компании и числа продаж задач стало гораздо больше, и появились продакт-менеджеры, которые взяли на себя задачи по исследованию рынка и формированию стратегии развития продуктов, а проджектам осталась собственно проектная часть — они отвечают за задачи по созданию новых продуктов и внедрению существующих.

На рынке есть масса вакансий, где роль продакта и проджекта совмещена. Занятно наблюдать, каким образом при этом выбираются названия для таких позиций:

Даже образовательные курсы иногда с целью сбора широкой аудитории довольно странно формулируют свои программы.

Вся эта подмена понятий вполне объяснима с точки зрения потребностей конкретной компании, но очень сильно усложняет процесс подбора персонала с обеих сторон. Поэтому спор, кто такой продакт, а кто проджект, имеет мало практического смысла — главное, чтобы вы понимали зону своей ответственности на конкретной позиции в конкретной организации, она вам подходила и нравилась.

Читать по теме:

Карьерные возможности

Многие компании при поиске менеджера проекта ориентируются на то, чтобы предыдущий опыт специалиста был связан с IT-сферой, идеально — максимально близок к разработке. Это могут быть как разработчики, которые дополнительно выполняли функцию Scrum Master внутри команды или курировали разработку отдельных элементов, так и Team Lead команды разработки.

Карьерное развитие проектного менеджера может быть связано прежде всего с расширением его зоны ответственности, ведением нескольких команд, нескольких разных проектов одновременно, с постепенным ростом до позиции директора проектов. Часто можно заметить переход в область продуктового менеджмента или на роль Scrum Master, Agile Coach. В случае если проектный менеджер больше участвует в технической части процесса реализации проекта, то вариантом его карьерного развития может быть переход на роль руководителя разработки или, например, Delivery Manager. 

В роли проектных менеджеров эффективно себя проявляют специалисты по тестированию или лидеры команды тестирования, а еще специалисты из направления аналитики (например, системной аналитики, продуктовой, бизнес-аналитики). Вырасти до роли проектного менеджера можно и с позиции координатора проектов или ассистента в проектном управлении.

Хард-скиллы проектного менеджера

• Знание и владение стандартами и теорией проектного управления;
• знание методологий разработки ПО (Waterfall, Agile); 
• понимание процессов разработки, загрузки, планирование хода разработки;
• знание английского языка на уровне Intermediate и выше;
• умение работать с инструментами MS Project, JIRA, Trello, Miro, Slack, Wrike;
• опыт работы с распределенными и гибридными командами;
• умение выстраивать работу с подрядчиками;
• опыт работы с заказчиками на разных уровнях.

Софт-скиллы проектного менеджера

• Отличные навыки коммуникации с людьми на разных уровнях;
• умение выстроить команду и организовать работу всех ее членов;
• лидерство и умение поддерживать свой авторитет;
• навыки презентации для защиты проекта и его результатов;
• целеполагание и умение идти к заданной цели;
• нацеленность на результат;
• гибкость и быстрая адаптация к изменяющимся условиям;
• пунктуальность, аккуратность к деталям.

Types of Construction Projects

When looking into how to break down construction project management into types of projects, one must go to the source. There are three types of construction, in general, and they are buildings, infrastructure and industrial. The distinction can be further divided by residential and nonresidential.

From the three general types of construction, seven subsets can be listed.

1. Agriculture
2. Residential
3. Commercial
4. Institutional
5. Heavy Civil
6. Environmental

Construction project management is broken down into 10 markets.

1. Transportation
2. Petroleum
3. Buildings
4. Power
5. Industrial
6. Water
7. Manufacturing
8. Sewer/Waste
9. Telecom
10. Hazardous Waste

What Is Project Management?

Project management is the discipline of planning and executing projects. Project management seeks to achieve defined goals by using plans, schedules and resources to execute project activities within a set timeframe.

Project goals and objectives are defined by the client or stakeholders, and a project manager applies project management methodologies to create a plan that establishes the resources, tasks, milestones and deliverables necessary to meet stakeholder requirements. This plan must also account for the triple constraint, which refers to the limitations of time, cost and scope that apply to every project.

In order to balance constraints, requirements and schedules, managers often use project management software to execute projects. Online software can keep projects on track and teams productive.

ProjectManager, for example, lets you manage plans, resources, costs and teams in one online tool. Use our Gantt charts to create project schedules and assign work with real-time resource availability. As team members complete their assignments, project plans update automatically, keeping your projects on track and under budget.

Access Gantt charts, dashboards, timesheets and more with a free trial of ProjectManager

What is a Project?

A project is a series of tasks with a specific objective (or deliverable) to be completed within a set timeline, and upon completion, a product or service is created. Projects are unique because they end, unlike other business functions that repeat or continue regularly.

How to Manage an IT Project

While there are many ways to manage an IT project, some aspects are universal. The steps might be slightly different, but the general direction is the same.

We’ll walk you through these steps one-by-one, while illustrating how a project management software can help you along the way.

1. Collect Requirements

Before a project can begin, paperwork is required. You need to define scope, create a budget and determine the stakeholder requirements. All these documents can be attached to the project on our software, which has unlimited file storage.

2. Select Team

Now that you’ve collected the project’s requirements, you can assemble a team with the skills and experience that fit the task at hand. Be sure to onboard them into your project management software, so communication happens in one place.

3. Use a Gantt Chart

Use a Gantt to add tasks to a timeline, link dependencies, set milestones and view the critical path. We offer a fully-featured online Gantt chart for project managers who work in a waterfall environment. The whole team doesn’t have to use this traditional planning tool though, as project data is shared across multiple project views: task lists, calendars and kanban boards.

4. Use a Kanban Board

Use a kanban board to control workflow during project execution. With ProjectManager.com, you can create workflows, execute sprints and work in an agile framework without disturbing the Gantt plan.

5. Monitor Progress

As the project moves forward, it’s important that the actual progress matches what was planned. Our software has a real-time dashboard that collects data as it’s updated. We automatically crunch the numbers and display them in charts that show costs, tasks, health and more. Project tracking has never been easier.

6. Manage Workload

IT projects require smart workload management. Are team members overtasked or have they too few assignments? To avoid slowing progress, our workload page shows you who’s on holiday and who has too much work: you can even reassign tasks right from the page.

7. Make Changes

Projects aren’t static. You have to pivot fast when there are change requests from stakeholders. Our software gives your plans and your team flexibility. For example, if a date changes, simply drag and drop the task to the new deadline on the Gantt chart. This change is then reflected throughout the software.

8. Get Reports

To track progress and keep stakeholders updated, our software has an in-depth reporting feature. There are many reports, that can be generated to help with IT project management. Make an in-depth status report with just a few clicks to get the information you need.

Как организационная структура и культура влияет на управление проектами?

Компании могут иметь всевозможную организационную структуру. От классической функциональной иерархии, в которой каждый человек отчитывается только перед одним руководителем, до матрицы, которая является частично иерархической и частично ориентированной на проекты, где большинство людей работают над проектами.

Каждая из этих структур влияет на то, как выполняются проекты. В функциональной иерархии проекты не являются приоритетными, что затрудняет достижение успеха самого проекта. Менеджеры проектов практически не имеют полномочий. Функциональный менеджер обычно отвечает за такие вещи, как бюджет проекта. Трудно найти ресурсы, потому что они подчиняются функциональным менеджерам, а не руководителю проекта.

Матричные структуры управления все еще являются функциональными иерархиями, но они поддерживают проекты больше, чем чистые иерархии. Они могут быть слабыми, сбалансированными или сильными матрицами, в зависимости от того, сколько внимания они уделяют проектам. В матричной системе руководители проектов имеют определенные полномочия в принятии решений. Ресурсы, выделенные на проекты, подотчетны двум менеджерам, а также персональному руководителю проекта.

Проектная структура управления значительно облегчает руководителям проектов достижение результатов. Менеджеры проектов имеют почти полную власть над своими проектами, включая бюджет. Людские ресурсы, выделенные для работы над проектом, отчитываются руководителю проекта, которому они назначены.

Организационная структура оказывает большое влияние на то, как выполняются проекты, сколько может сделать руководитель проекта и насколько легко реализовать назначенный проект.

Организационная культура – это совокупность общих ценностей, убеждений, предположений, привычек и других факторов, которые определяют поведение и решения людей в организации. Все эти факторы организационной культуры влияют на выполнение проектов и их успешность. Давайте рассмотрим то, как организационная культура влияет на проекты.

Миссия и видение организации формируют культуру организации. Проекты, которые поддерживают миссию компании, могут привлечь больше внимания и ресурсов. Когда вы сталкиваетесь с непростым решением, вы можете использовать миссию, чтобы определить, как лучше поступить.

Лидерство и авторитет также являются важной частью организационной культуры. Если руководство определяет четкие цели, а затем делегирует ответственность сотрудникам, этот подход одинаково хорошо работает в ваших проектах

Другим аспектом культуры является рабочая среда организации. Например, в благоприятной обстановке люди мотивированы и готовы добиваться цели. Извлекать уроки легко, потому что сотрудники привыкли вносить свой вклад и стремиться к улучшению. С другой стороны, в негативной среде вам, вероятно, придется потратить много времени на управление своей командой.

Некоторые культуры верят в соблюдение правил, несмотря ни на что. Другие культуры поощряют инновации, ожидая, что сотрудники попробуют новые подходы, зададутся вопросом, что было сделано ранее, и придумают лучшие методы достижения результата

Вам не нужно следовать правилам в культуре, основанной на правилах, но если вы думаете о нарушении правил, важно знать, какие из них вы можете нарушить. А также подумайте о том, что вы будете делать, если ваш нестандартный подход не сработает

Управление изменениями может зависеть от культуры организации. Если компания не склонна к риску, процесс управления изменениями может включать в себя несколько раундов анализа реформ и требует одобрения нескольких человек. С другой стороны, если изменение рассматривается просто как жизнь в мире управления проектами, процесс управления изменениями, вероятно, будет намного проще.

В проектах с людьми, работающими в разных частях страны или мира, вам также необходимо учитывать культуру членов вашей команды. Люди могут по-разному реагировать на ситуации или общаться по-разному в зависимости от норм своей культуры. Например, в некоторых культурах людей учат не проявлять слабости, что в других культурах может быть истолковано как высокомерие.

Плюсы и минусы профессии Project-менеджера

К плюсам можно отнести востребованность профессии и достойную заработную плату. Стартовая зарплата junior PM в Беларуси около 500 $. Зарплата senior PM от 2500 $ до 4000 $. Поиск работы не затянется на долгие месяцы, так как ИТ-компании постоянно ищут сотрудников для новых проектов.

Проджект-менеджер необходим команде, как капитан на корабле. И наоборот, каждый менеджер нуждается в команде профессионалов. Если она слабая, то работать будет сложно. Тебе придется отвечать головой за чужие просрочки дедлайнов, ошибки и общую безответственность. За этим может следовать стресс из-за переработки и расшатанные нервы. Это основные минусы этой профессии.

Чтобы стать профессиональным PM, читай книги по управлению и мониторь профессиональные ресурсы. Не лишним будет пройти специализированные курсы, где тебя научат всем необходимым методикам управления проектами.

Курс PM с трудоустройством
В ИТ-школе Адукар вы получите старт своей IT-карьеры. Мы обучаем ИТ-профессиям с нуля, учим презентовать проекты, готовим к собеседованию и даём рекомендации в компании — партнёры.

Записаться на пробное занятие

***

Перепечатка материалов с сайта adukar.by возможна только с письменного разрешения редакции. info@adukar.by