Изменения в access

Описание Microsoft Access 2019

Access 2019 — реляционная система управления базами данных (СУБД) от всемирного гиганта по созданию программного обеспечения из Редмонда, компании Microsoft. Обладает достаточно широким спектром функциональных возможностей, куда входят связь с внешними БД и таблицами, связанные запросы. Также среди прочих СУБД, доступных на рынке программного обеспечения, программа Access 2019 выделяется интеграцией среды разработки на базе языка VBA, позволяющей создавать собственные, взаимодействующие с СУБД приложения. Помимо прочего, разработчики предоставляют наглядный и кристально понятный визуальный интерфейс для построения таблиц, ключей в них, индексов, связей между ними и прочих сущностей. В дополнение, приложение Access 2019 вмещает все необходимые функции и инструменты для составления любых запросов, имеющих отношение к databases, как то: выборка данных из таблицы, группировка результатов, поиск и сортировка по заданным критериям, импорт данных из внешнего источника, распределенные запросы для объединения результатов из нескольких таблиц и пр. Запросы можно как создавать с нуля, так и использовать предопределенные шаблоны. При первом знакомстве с Microsoft Access 2019 применение шаблонов позволит не запутаться в синтаксисе команд и отделении текстовой части от служебных команд среды. Наконец, по части безопасности Access 2019 предоставляет все необходимые соответствующие опции: шифрование данных на низком уровне, поддержка программ шифрования сторонними компаниями, центр управления безопасностью, позволяющий изменять и задавать параметры безопасности СУБД.

Программа входит в состав расширенного пакета Microsoft Office 2019. Впрочем, вы также можете скачать ее и отдельно.

Как установить Access 2013

Нажать начать установку

Нажмите Настройка.

Выберите компонент Access и средства, нажмите установить.

Особенности и характеристики Microsoft Access 2013

Программа предназначена для хранения, изменения и поддержки целостности данных, хранящихся в базе, а также проведения различных операций над отдельными группами записей. Основными компонентами являются:

• строители таблиц, экранных форм, а также отчетов, выводящихся на печать;
• строитель запросов

Данная среда способна генерировать скрипты на языке VBA, что позволяет при необходимости буквально заново написать собственную базу данных, а также дополнительное программное обеспечение.

При создании новой, пустой базы данных, необходимо выбрать один из четырех вариантов взаимодействия и структуры, согласно которой будет храниться информация:

1. Таблицы – основной способ хранения данных. Они практически аналогичны Exel, что делает импорт из таких программ более простым занятием.
2. Формы позволяют вводить в базу необходимые данные напрямую, в отличие от таблиц, формы обеспечивают более наглядный ввод необходимой информации.
3. Отчеты в основном используются для последующей распечатки, они способны подсчитать все данные в базе и показать обобщенный результат, сколько было получено прибыли, например.
4. При помощи запросов можно внести, отсортировать и изменить информацию, хранящуюся в таблицах. Они также используются для поиска определенных записей.

Условия работы с программой

Права доступа в данной БД делятся на три уровня: гость (может только просматривать таблицы), автор (может вносить изменения в данные форм), разработчик (есть возможность изменять таблицы). Обновленный SQL сервер позволяет существенно увеличить производительность. А использование таких программ как SharePoint,  дает возможность создания стабильной базы данных на выбранном веб-узле.

Новые возможности Access 2019

В свежем релизе были привнесены следующие новшества:

визуализация данных с помощью новых диаграмм. Были добавлены следующие типы диаграмм:

1. гистограммы
2. графики
3. линейчатые диаграммы
4. круговые диаграммы
5. комбинированные диаграммы

• поддержка типа данных BIGINT. Большие числа формата BIGINT используют неденежные, числовые значения. Данный формат совместим с типом данных SQL_BIGINT в ODBC
• возвращена поддержка файлов dBASE. Вы снова можете импортировать или выполнить привязку к данным, хранимым в DBF-файлах, а также экспортировать данные в dBASE-формат
• сортировка на странице свойств. Если вам тяжело найти определенный элемент на странице свойств среди массы различных вариантов, воспользуйтесь сортировкой на странице свойств для отчетов и форм. Если вы знаете точное название искомого свойства, сортировка списка свойств существенно облегчит задачу поиска
• новое свойство названия метки для элементов управления
• улучшение специальных возможностей
• отныне стало проще вносить изменения в новое значение из списка элементов. Добавлена новая горячая комбинация клавиш, облегчающая открытие диалогового окна “Редактирование элементов списка” при работе с полями Access, вмещающими списки значений (Ctrl+E)

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

1. Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
2. Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса. Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу . Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки [] и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

Возможности Microsoft Access 2013

• Функция быстрого поиска данных;
• Совместный доступ к информации;
• Интеллектуальная панель действий;
• Бесплатная загрузка шаблонов для БД;
• Импорт документов из ранних версий Аксесс;
• Возможность редактировать ленточное меню;
• Наличие  Office Store для установки аплетов;
• Изменение внешнего вида интерфейса;
• Доступны средства для создания веб-приложений;
• Организация контактов, задач и связей в таблицах;
• Сохранение проектов на жесткий диск компьютера;
• Интеграция Access с Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote;
• Поддержка разных форматов графических и текстовых файлов.

Преимущества

• Удобные элементы управления;
• Позволяет создавать макросы;
• Невысокие системные требования;
• Интуитивно понятный интерфейс;
• Набор инструкция для начинающих;
• Аппаратное ускорение для слабых ПК;
• Возможность тонко настраивать структуру БД;
• Небольшая нагрузка на ОЗУ и память ПК;
• Совместимость Microsoft Access с Windows XP и выше;
• Создание шаблонов с собственными таблицами и формами;
• Автоматические обновления приложения от официального сайта Майкрософт.

Недостатки

Начало работы с таблицей

При начале работы с новой базой данных, ее нужно наполнить информацией:

1. 1. Таблица майкрософт аксесс идентична по строению с другой программой этой же корпорации – Excel, соответственно, можно взять готовые материалы из другого табличного редактора;

1. Еще одним способом заполнения сведениями можно считать формы. Это что-то схожее с таблицами, но в тоже время обеспечивают более наглядный показ материалов;
2. Нужные данные могут отображаться посредством отчетов. Они помогут вам получить нужную информацию и статистику. Отчеты очень гибкие в настройки и могут выводить почти любую интересующую информацию.
3. Сортировка данных в таблице Access выполняется при помощи запросов. При их помощи, можно постараться получить нужные данные из нескольких таблиц.

Наполнение таблицы информацией

При открытии новый базы данных, единственным, что будет на экране – пустая таблица. Для заполнения ячеек данными необходимо для начала переименовать строки и столбцы, для чего необходимо нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт “переименовать”.

Также, в случае, если большинство сведений расположено в другой программе, Microsoft Access предлагает функцию импортирования сведений.

Все функции, связанные с импортом вынесены в графу “Внешние данные”. Находим пункт “Импорт и связи”. Здесь перечислены форматы, с которыми Access “умеет работать”. Такие, как страницы из интернета, письма из почтовых программ, таблицы из табличного редактора Excel, другие базы аксесс, текстовые документы. Выбрав соответствующий формат сведений, через открывшееся меню проводника указываем путь к расположению файла. В процессе импортирования файла будут представлены различные способы конфигурации, разобраться в которых не составляет труда.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных

Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День»

Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Summary

• Microsoft Access is a Database Management System offered by Microsoft.
• Allows you to create tables, queries, forms, and reports, and connect with the help of Macros
• MS-Access will enable you to link to data in its existing location and use it for viewing, updating, querying, and reporting.
• Access consists of four main database objects: Tables, Queries, Forms, and Reports.
• There are two ways to create Database in SQL Access:
• Create Database from Template
• Create a Blank Database
• There are two ways to create Database in MS Access
• Create a Table from Design View
• Create a Table from Datasheet View
• You can switch between the datasheet and the design view by just clicking the ‘View’ button in the top-left hand corner of the Access program.
• A form can be created using Form Wizard, Form, Multiple Item, Split Form
• Macro in MS Access database is a time-saving feature that allows you to add functionality or automate simple tasks.
• A report is an object in MS Access that is designed for formatting, calculating and printing selected data in an organized way.
• A Module is a collection of user-defined functions, declarations, statements, and procedures that are stored together as a unit.

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм, пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д

Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний

Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Сравнение альтернативных программ:

	GIF to PDF Converter Software	Artifact Manager	FastReport.Net	Affiliate Whiz by Freshwater Aquarium
Описание	Конвертируйте файлы GIF в формат PDF с огромным количеством дополнительных возможностей.	Скачать Artifact Manager, версия 1.1.74	К вашим услугам интуитивная и подробная система отчета об ошибках для разработчиков	Создавайте профессиональные страницы акций для ваших партнеров
Рейтингу
Загрузки	634	51	338	18
Цена	$ 14.9	$ 99	$ 299	$ 0
Размер файла	1.22 MB	0.41 MB	41.93 MB	1.28 MB
	Download	Download	Download	Download

Пользователи, которые скачивали Майкрософт Аксесс — Microsoft Access, также скачивали:

Мы рады посоветовать вам программы которые понравились другим пользователям Майкрософт Аксесс — Microsoft Access. Вот список программ, аналогичных Майкрософт Аксесс — Microsoft Access:

Business Inventory Software 
2.0.1.5

Обрабатывайте важные данные для налоговых и финансовых отчетов.

скачать
Финансовые программы

Рейтинг пользователей

Best Accounting Software 
3.0.1.5

Отслеживайте информацию о деятельности вашей компании, собранную в одном месте.

скачать
Финансовые программы

Рейтинг пользователей

BREAKTRU PAYROLL 2009 
6.1

Отслеживайте уплату по вашим счетам при помощи этого приложения

скачать
Финансовые программы

Рейтинг пользователей

Purchase Order Financing 
2.0.1.5

Простой способ управлять закупками и бизнесом

скачать
Финансовые программы

Рейтинг пользователей

Обзор приложения

Чтобы понять, соответствует ли схема и представления вашим требованиям, следует их рассмотреть подробнее.

Таблицы, созданные при выборе схемы «Проблемы», отображаются в панели плиток. Таблицы «Проблемы», «Клиент» и «Сотрудники» являются основными для приложения. В таблице «Проблемы» хранятся сведения о каждой проблеме. Каждая проблема открывается и назначается сотруднику от имени клиента. Таблицы «Связанные проблемы» и «Комментарии к проблеме» играют вспомогательную роль в приложении. Таблица «Связанные проблемы» позволяет связывать одну проблему с другой. Таблица «Комментарии к проблеме» хранит несколько примечаний к одной проблеме.

В базе данных Access на компьютере (ACCDB) связи между таблицами управляются в окне Связи. Приложение Access 2013 управляет связями с помощью полей с присвоенным типом данных Lookup. Проверить связи таблицы «Проблемы» можно, щелкнув правой кнопки мыши плитку Проблемы и выбрав пункт Изменить таблицу.

Поле Клиент связано с таблицей Клиенты. Чтобы проверить связь, выберите поле Клиент и нажмите кнопку Изменить подстановку. Отобразится Мастер подстановок, как показано на рисунке 2.

Рисунок 2. Мастер подстановок, отображающий связь с таблицей «Клиенты»

Диалоговое окно мастера подстановок показывает, что поле Клиент связано с таблицей Клиенты и должно возвращаться поле Отображаемое имя: Имя Фамилия из таблицы Клиенты.

Закройте таблицу Проблемы и просмотрите панель плиток. Отображение верхних трех плиток для таблиц Проблемы, Клиенты и Сотрудники отличается от нижних двух плиток для таблиц Связанные проблемы и Комментарии о проблеме, как показано на рисунке 3.

Рисунок 3. Панель плиток для схемы «Проблемы»

Таблицы Связанные проблемы и Комментарии о проблеме затемнены, так как они скрыты от пользователей в веб-браузере.

Воспользуемся приложением для отслеживания некоторых проблем. Для этого щелкните пункт Запустить приложение, чтобы открыть приложение в веб-браузере.

Приложение откроет представление Список проблем таблицы «Проблемы». Прежде чем добавить проблему рекомендуется добавить несколько клиентов и сотрудников. Щелкните плитку Клиенты, чтобы начать добавление клиентов.

С помощью средства выбора представления выберите одно из трех представлений, доступных для таблицы Клиенты, с именами Список, Таблица и Группы, как показано на рисунке 4.

Рисунок 4. Выбор представления

Выбор варианта Список активирует представление Список клиентов, являющееся представлением со сведениями о списке. Сведения о списке — одно из представлений, которое Access автоматически создает при создании таблицы. Основной функцией, отличающей представление «Сведения о списке», является область списка, отображающаяся в левой части представления. Область списка используется для фильтрации и перехода к записям, содержащимся в представлении. В базе данных Access на компьютере реализация представления списка с возможностью поиска потребует написания пользовательского кода.

При выборе варианта Таблица откроется представление Таблица клиентов. Таблица — это другой тип представления, которое Access автоматически создает при создании таблицы. Табличные представления удобны для тех, кому проще вводить, сортировать и фильтровать данные в электронной таблице.

При выборе варианта «Группы» откроется сводное представление. Сводные представления можно использовать для группировки записей на основе поля и выбора вычисления суммы или среднего значения.

Если вы добавляете клиентов, используйте панель действий, чтобы добавлять, изменять, сохранять и удалять записи, а также отменять изменения. Панель действий — это настраиваемая панель инструментов, которая отображается в верхней части каждого представления, как показано на рисунке 5.

Рисунок 5. Панель действий

После добавления нескольких клиентов и сотрудников откройте представление «Список проблем» и начните добавление проблемы. При вводе имени клиента в поле «Клиент» появится одно или несколько имен клиентов, как показано на рисунке 6.

Рисунок 6. Элемент управления AutoComplete

Поле «Клиент» — это элемент управления AutoComplete. Элемент управления AutoComplete отображает список записей, соответствующих вводимому в поле тексту. Это помогает обеспечить точность ввода данных.

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

1. Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
2. Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
3. Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
4. Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Расширенные функциональные возможности СУБД Access

Наряду с другими развернутыми решениями для взаимодействия с объектами БД, Access предоставляет разработчику следующий набор технических возможностей и опций:

• обилие форматов представления и хранения данных в таблицах. Среди основных категорий доступны текстовый, числовой, денежный, логический типы, гиперссылки, дата и время, логическая структура, а также ряд других вспомогательных спецификаций
• быстрое переключение между режимом таблицы и конструктором, позволяющими сформировать структуру таблицы и указать форматы ее индивидуальных ячеек
• создание макросов данных для автоматизации наиболее частых операций и последовательностей действий, применимых при создании содержимого базы. Все макросы могут формироваться как на основе нажатий клавиши мыши во встроенном редакторе макросов, так и вмещать в себя элементы, использующие язык Visual Basic. Как и в других приложениях Microsoft Office, макросы Access могут вызываться по нажатию горячей комбинации клавиш, задаваемой в настройках
• сжатие базы данных и последующие восстановление ее содержимого из резервной копии. Архив БД может храниться на защищенном удаленном сервере, в облаке или на локальном дисковом накопителе
• интегрированный конструктор отчетов для отображения данных из БД на бумажных печатных формах и бланках. Все отчеты можно сконфигурировать и детализировать для получения точной выборки информации из базы. Также в интерфейсе Access доступно формирование структуры отчета с разделением на секции и блоки как вручную, так и посредством специального мастера. Более того, представлена сортировка и фильтрация отображаемой информации как на этапе генерирования отчета, так и позднее, когда конечный вид отчета уже продуман и финализирован
• вложенный информационный помощник, предоставляющий развернутые сведения об искомой опции, категории главного меню, модуле или пиктограмме Access. Инфо-ассистент тесно интегрирован в оболочку приложения, а в последних ревизиях СУБД задействует наработки в области искусственного интеллекта и голосовой помощник Cortana.

На нашем ресурсе вы можете скачать полное русифицированное издание Access для любого поколения системы Windows. Каждая версия утилиты, доступная для загрузки, сопровождается системными требованиями, соответствующими используемой вами модели компьютера. Если ваше устройство имеет большой срок давности, стоит остановиться на более раннем выпуске продукта.

Примечания

Объект Application содержит все объекты и коллекции Access.

Объект Application можно использовать для применения методов или параметров свойств ко всему приложению Access. Например, метод SetOption объекта Application можно использовать для настройки параметров базы данных из Visual Basic. В следующем примере показано, как можно установить на вкладке Текущая база данных диалоговое окно Параметры доступа.

Access — это компонент COM, который поддерживает автоматизацию, ранее называемую автоматизацией OLE. Вы можете управлять объектами Access из другого приложения, которое также поддерживает автоматизацию. Для этого используется объект Application.

Например, Microsoft Visual Basic является компонентом COM. Вы можете открыть базу данных Access из Visual Basic и работать с ее объектами. С Visual Basic сначала создайте ссылку на объектную библиотеку Access, а затем создайте новый экземпляр класса Приложения и навести на него переменную объекта, как в следующем примере:

Из приложений, которые не поддерживают новое ключевое слово, можно создать новый экземпляр класса Приложения с помощью функции CreateObject:

После создания нового экземпляра класса Application можно открыть базу данных или создать новую базу данных с помощью метода OpenCurrentDatabase или метода NewCurrentDatabase. Затем можно установить свойства объекта Application и вызвать его методы.

При возвращении ссылки на объект CommandBars с помощью свойства CommandBars объекта Application можно получить доступ ко всем объектам и коллекциям командной панели Microsoft Office с помощью этой ссылки.

Вы также можете управлять другими объектами Access через объект Application. Например, с помощью метода OpenForm объекта Access DoCmd можно открыть форму Access из Microsoft Office Excel:

Дополнительные сведения о создании ссылок и управлении объектами с помощью автоматизации см. в документации для приложения, действующего в качестве компонента COM.

The Solution: Store Related Information Together, Eliminate Duplication

The value any database can provide is to
store related information in one place, and then let you
connect various different things together (sometimes called «entities»
in database speak).  You store one version of the truth
for any given thing, like a client, a DVD, or an order. 
Some of the major benefits to using a database are:

1. Fewer errors and inconsistencies. 
   Maintaining one version of the truth for the
   things you need to track minimizes the potential for
   duplication, errors, and inconsistent values. 
   In the Excel example above, customer names, contact
   phone numbers, and product names are misspelled, transposed,
   and abbreviated in different forms.  Imagine trying
   to create a report or graph in Excel that shows an accurate
   picture of your sales or other key performance indicators.
2. Higher productivity.  You
   and others working in your database need only change
   a single record and all other related things in your
   database will automatically «see» the change.  
   In our Excel example, you would need to change every
   occurrence of a customer’s name.  Find and
   replace wouldn’t necessarily catch that a customer’s
   name is spelled six different ways.  In a database,
   there is only one customer record to change.  Every
   other record (orders, contacts, etc) that relates to
   that customer record will never need to change because
   they are joined to the customer.
3. Security and Control.  Databases
   provide a central location to store, secure, and control
   your data.  Microsoft Access includes the ability
   to encrypt and password protect database files. 
   And with users relying on a database rather than separate
   Excel spreadsheets, you can have greater control over
   access to the information.
4. Better Decisions and Insight. 
   Perhaps most importantly, a single source of truth in
   a standardized format means you can gain better insight
   and make better decisions by reporting and analyzing
   your data in a database.  Users are familiar with
   Excel charting, and databases like Microsoft Access
   can provide similar capabilities, while going beyond
   Excel with more powerful historical trending, aggregation,
   and query filtering.

Helpful Access Tools

DesignerEasy-to-use
wizard helps you create Access databases in
minutes without being an expert
UI BuilderEssential
features for any Access application
Dashboard BuilderCreate stunning
Access dashboards without being an SQL guruVisit our
Microsoft Access
catalogue for more products

How does a Microsoft
Access database work?

Microsoft Access works in the same manner any database does, by
storing related information together, and letting you create connections
(commonly called relationships) between different things. 
The relationships between two different things in MSAccess can be
very simple (such as a contact at a customer and the customer itself)
or complex.  In the example below, the blue boxes represent
the major things we’re tracking in our MS Access database tables,
and the reports at right show how you can join the related information
for analysis and reporting.

Data is stored in Microsoft Access
tables (think of them as mini-spreadsheets that store only one type
of thing).  A table can have many fields (think of them as
columns in your spreadsheet).  Each field in a table can be
set up to allow or prevent users from entering certain information
(for example, you could say one field only accepts dates, another
can only allow a user to enter a numeric value, while another lets
them enter anything they want).

Report

• A report is an object in MS Access that is designed for formatting, calculating and printing selected data in an organized way.
• It contains information from tables and also information that are there in the report design.
• Reports are helpful as they allow you to present all information of your database in an easy-to-read format.

Let’s take an MS Access databases example of ‘Contact’ DB default report – ‘Phone Book.’

Step 1) Click on ‘Phone Book’ under ‘Report’ section. The system will open the inbuilt ‘Phone Book’ report.

It will display Contact Name, Home, Business and Mobile name displayed

for each record present.

Step 2) Now suppose that we want to edit the report Heading from ‘Home’ to ‘Home Number.’ Right click and click on ‘Design View.’

The system will open the Report in Design view.

Step 3) Edit the name you want to update and Press ‘Ctrl+S’.

Step 4) Double click ‘Phone book’ under reports

Result: Label is updated from ‘Home’ to ‘Home Phone.’

Что такое база данных?

База данных представляет собой набор данных, которые хранятся в компьютерной системе. Базы данных позволяют своим пользователям быстро и легко вводить, получать доступ и анализировать свои данные. Они — такой полезный инструмент, что вы их постоянно видите. Вы когда-нибудь ждали, пока регистратор врача ввел вашу личную информацию в компьютер или наблюдали, как сотрудник магазина использует компьютер, чтобы узнать, есть ли товар на складе? Затем вы видели базу данных в действии.

Самый простой способ понять, что такое база данных это подумать о ней, как о наборе списков. Подумайте об одной из упомянутых выше баз данных: базе данных о пациентах в кабинете врача. Какие списки содержатся в такой базе данных? Ну, для начала, есть список имен пациентов. Затем есть список прошлых встреч, список с историей болезни для каждого пациента, список контактной информации и т. д.

Это относится ко всем базам данных — от самых простых до самых сложных. Например, если вы хотите испечь печенье, то вы можете сохранить базу данных, содержащую рецепты, которые вы знаете как сделать, и друзей, которым вы даете эти рецепты. Это одна из самых простых баз данных. Он содержит два списка: список ваших друзей и список рецептов выпечки печенья.

Однако, если бы вы были профессиональным пекарем, у вас было бы еще много списков, которые нужно было бы отслеживать: список клиентов, список проданных продуктов, список цен, список заказов … это можно продолжать. Чем больше добавленных списков, тем сложнее будет база данных.

В Access списки немного сложнее, чем те, которые вы пишете на бумаге. Access сохраняет свои списки данных в таблицах, что позволяет хранить еще более подробную информацию. В приведенной ниже таблице список людей в базе данных пекаря любителя был расширен, чтобы включить другую соответствующую информацию о друзьях.

Если вы знакомы с другими программами в пакете Microsoft Office, это может напоминать вам Excel, что позволяет организовать данные аналогичным образом. Фактически, вы можете создать аналогичную таблицу в Excel.