Проектирование запроса в access

Перекрестные запросы

Данные виды применяют с целью объединения в перекрестную таблицу денежных или числовых данных, хранящихся в исходной таблице. Перекрестный запрос в Access создается при помощи мастера запроса, используя инструкции которого, можно легко создать данный вид. По своей сути перекрестный запрос похож на сводные таблицы Excel.

Перекрестная таблица создается при указании заголовков строк, столбцов, значений и групповой операции.

Схема построения данного типа таблицы сводится к следующему. С помощью СУБД осуществляется группировка данных по групповым полям. Данная операция проводится над числами в поле значений. В ячейку таблицы, находящуюся на пересечении столбца и строк, помещается итоговое значение этой группы.

Перекрестные запросы в Access, как правило, применяют для создания отчетов и диаграмм.

Классификация запросов

Выделяют следующие виды запросов:

• Запрос на выборку, при котором происходит извлечение данных по указанному условию. В рамках данного запроса происходит группировка записей, а выполненные в полях таблицы вычисления представляются.
• Запрос на изменение, при котором изменяются данные в первоначальных таблицах. С помощью них данные могут подвергаться корректировке, а также могут создаваться новые таблицы.
• Запрос с параметрами, при котором вводятся определенные условия или данные.
• Перекрестные запросы, предназначенные для расчетов и предоставления данных, как правило, в форме электронных таблиц с целью облегчения анализа.
• SQL-запросы представляют собой запросы на получение определенной информации, их построение основано на соблюдении определенных правил с использованием определенного синтаксиса.

2.2. Простые запросы с использованием Конструктора запросов

Вам необходимо создать запрос аналогичный тому, что
был выполнен в предыдущем параграфе, но вместо поля «Дата приема»  должно
быть поле «Дата рождения».
Выполним простой запрос на выборку с использованием механизма Конструкторазапросов.

· 
Откройте вкладку запросыдиалогового
окна Базы данных.

· 
Щелкните на кнопке «Создание запроса в
режиме конструктора». В ответ на
эту команду открываются диалоговые окна «Запрос на выборку» и  «Добавление таблицы».

· 
В открывшемся окне «Добавление таблицы»
щелчком по кнопке «Добавить» выберите таблицу, из которой вы хотите извлечь
необходимую информацию и щелкните на кнопке «Закрыть».

В результате выполненных действий на
экране появится окно Конструктора запросов с внедренной таблицей, из которой
будет извлекаться информация.

Что представляет собой БД?

Как известно, база данных представляет собой инструмент сбора и структурирования информации. В БД можно хранить данные о людях, заказах, товарах и т. п. Многие БД изначально выглядят как небольшой список в текстовом редакторе либо электронной таблице. Но в связи с увеличением объёма данных, список наполняется лишней информацией, появляются несоответствия, не всё становится понятным… Кроме того, способы поиска и отображения подмножеств данных при использовании обычной электронной таблицы крайне ограничены. Таким образом, лучше заранее подумать о переносе информации в базу данных, созданную в рамках системы управления БД, например, в такую, как Access.

База данных Access — это хранилище объектов. В одной такой базе данных может содержаться более одной таблицы. Представьте систему отслеживания складских запасов с тремя таблицами — это будет одна база данных, а не 3.

Что касается БД Access, то в ней все таблицы сохраняются в одном файле совместно с другими объектами (формами, отчётами, модулями, макросами).

Для файлов БД, созданных в формате Access 2007 (он совместим с Access 2010, Access 2013 и Access 2016), применяется расширение ACCDB, а для БД, которые созданы в более ранних версиях, — MDB. При этом посредством Access 2007, Access 2013, Access 2010 и Access 2016 вы сможете, при необходимости, создавать файлы и в форматах более ранних версий (Access 2000, Access 2002–2003).

Применение БД Access позволяет:
• добавлять новые данные в БД (допустим, новый артикул складских запасов);
• менять информацию, находящуюся в базе (перемещать артикул);
• удалять данные (например, когда артикул продан либо утилизирован);
• упорядочивать и просматривать данные разными методами;
• обмениваться информацией с другими людьми посредством отчётов, сообщений, эл. почты, глобальной или внутренней сети.

Язык запросов

Для того чтобы разработчик имел возможность использовать запросы для реализации собственных алгоритмов, в платформе реализован язык запросов. Этот язык основан на SQL, но при этом содержит значительное количество расширений, ориентированных на отражение специфики финансово-экономических задач и на максимальное сокращение усилий по разработке прикладных решений. Можно перечислить наиболее существенные возможности, реализуемые языком запросов:

Обращение к полям через точку (».»)

Если поля какой-либо таблицы имеют ссылочный тип (хранят ссылки на объекты другой таблицы), разработчик может в тексте запроса ссылаться на них через «.», при этом количество уровней вложенности таких ссылок система не ограничивает.

Обращение к вложенным таблицам (табличным частям документов и элементов справочников)

Система поддерживает обращения к вложенным табличным частям и как к отдельным таблицам, и как к целым полям одной таблицы. Например, при обращении к документу Реализация товаров (содержащему табличную часть Товары с составом отгружаемых товаров), мы можем считать табличную часть как отдельную таблицу:

Но также мы можем считать заголовочную запись документа, в которой значением поля Товары будут все записи вложенной таблицы, подчиненные этому объекту (документу):

Автоматическое упорядочивание

Для выбора наиболее правильного («естественного») порядка вывода информации на экран или в отчет разработчику в большинстве случаев достаточно задать режим автоматического упорядочивания.

Многомерное и многоуровневое формирование итогов

Итоги и подитоги формируются с учетом группировки и иерархии, обход уровней может выполняться в произвольном порядке с подведением подитогов, обеспечивается корректное построение итогов по временным измерениям.

Поддержка виртуальных таблиц

Виртуальные таблицы, предоставляемые системой, позволяют получить практически готовые данные для большинства прикладных решений без необходимости составления сложных запросов. Например, такая виртуальная таблица может предоставить данные по остаткам товаров в разрезе периодов на какой-то момент времени. При этом виртуальные таблицы максимально используют хранимую информацию, например, ранее рассчитанные итоги и т. д.

Стандартные SQL операции

В языке запросов поддерживаются стандартные для SQL операции, такие, как объединение (Union), соединение (Join) и т. д.

Временные таблицы

Язык запросов позволяет использовать в запросах временные таблицы. С их помощью можно повысить производительность запросов, в некоторых случаях снизить количество блокировок и сделать текст запроса более легким для восприятия.

Предположим, нужно получить данные из двух регистров накопления. Данные из одного регистра поместим во временную таблицу:

Запрос, использующий временную таблицу, будет иметь вид:

Пакетные запросы

Для более удобной работы с временными таблицами в языке запросов поддерживается работа с пакетными запросами — таким образом, создание временной таблицы и ее использование помещаются в один запрос. Пакетный запрос представляет собой последовательность запросов, разделенных символом «;». Запросы исполняются один за другим. Результатом выполнения пакетного запроса в зависимости от используемого метода будет являться либо результат, возвращаемый последним запросом пакета, либо массив результатов всех запросов пакета в той последовательности, в которой следуют запросы в пакете.

Заполнение таблицы

 Введём в специальную таблицу только следующие данные

Поле	Тип данных	Описание
№	Счетчик
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Дата	Дата / время	Дата рождения
Пол (м)	Логический	Пол мужской  ?
Улица	Текстовый
Дом	Числовой
Квартира	Числовой
Учебная группа	Текстовый
Группа здоровья	Текстовый	Группа здоровья по физкультуре
Увлечения	Текстовый
Глаза	Текстовый	Цвет глаз

     В ячейках левого столбца появившейся таблицы вводим имена полей. В соседней правой ячейке вводим тип данных. По умолчанию он задается так Текстовый. Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню.

     Например, вводя в четвёртой строке таблицы имя поля Дата, установим тип данных Дата/время.  В раскрывающемся списке Свойства поля установить курсор в наборном поле Формат поля. Во вновь раскрывающемся списке Формат поля установить Краткий формат даты.

    Напоминание. Переход от ячейки к ячейке осуществляется одним из следующих способов: мышью; нажатием на клавишу Enter; клавишей Tab.

     Сохраните таблицу, щелкнув на ней правой клавишей мыши — Закрыть.

     В  появившемся  окне  введите  имя  таблицы «Список_учеников» и  щелкните  на  кнопке ОК. Появится запрос на создание ключевого поля – уникального  поля записи. По ключевому  полю  можно  однозначно идентифицировать запись– его значение не повторяется  у  разных  записей. Ключевым сделаем атрибут таблицы №. Для этого установим курсор на имя этого поля и щёлкнем по кнопке  − Ключевое поле. Это поле позднее будем использовать для  связи  записей из разных таблиц. При заполнении данной таблицы данными значения счётчика №  будут формироваться  самостоятельно (в поле №  для каждой записи будут появляться числа – номера записей).

         Заполните базу данных — не менее 20 произвольных значений.

Запросы на изменение

Часто возникает необходимость внести изменения в уже существующие записи таблицы, для чего предназначены запросы на изменение данных. По аналогии с предыдущими операциями, эта может выполняться как над всеми строками, так и только над теми, что соответствуют критериям отбора.

Сейчас в таблице «Студенты» есть две записи с пустыми полями «Факультет» и «Курс» — недавно добавленные строки. Давайте сделаем в них изменения и внесем нужные данные в эти столбцы.

Студент Семенов поступил на первый курс юридического факультета. В Конструкторе запросов выбираем тип команд «Обновление» и добавляем нужные данные и условие изменения записей. Нам нужно изменить два поля, поэтому вносим данные для изменения в двух столбцах параметров запроса – поле «Факультет» таблицы «Студенты» должно принять значение «Юридический», поле «Курс» этой же таблицы – значение «1». В третьем столбце вносим условие, по которому отбирать данные для изменения. Фамилия студента таблицы «Студенты» должна быть «Семенов».

В режиме SQL видим:

Выполняем операцию и получаем результат.

Запрос на объединение таблиц

Запрос извлекает данные из нескольких таблиц, имеющих одинаковые поля. Самый простой способ извлечения записей из связанных таблиц.

При объединении таблиц, связанных отношением «один-ко-многим», поле первичного ключа таблицы «один» используется для отображения связанных записей из таблицы, представляющей сторону «многие».

Когда таблицы объединены, можно легко создать запрос, извлекающий данные из нескольких таблиц.

Программа переводит графический запрос в запрос SQL – универсальный язык запросов.

Собственный язык Access JetSQL имеет отличия от ANSI SQL.

Хотя большинство запросов создаются в режиме конструктора, Access хранит их в формате SQL (структурированном языке запросов). Чтобы увидеть режим SQL, надо выбрать Вид-Режим SQL.

Формы

Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей. Вам, вероятно, приходилось заполнять формы во многих случаях, например, при посещении кабинета врача, подаче заявления на работу или регистрации в школе. Формы причины используются так часто, так это то, что они являются простым способом правильно управлять людьми. Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные идут именно там, где разработчик базы данных хочет, чтобы она шла: в одну или несколько связанных таблиц.

Формы облегчают ввод данных. Работа с обширными таблицами может сбивать с толку, и когда вы подключаете таблицы, вам может потребоваться работать с более чем одним за раз, чтобы ввести набор данных. Однако с помощью форм можно сразу вводить данные в несколько таблиц, все в одном месте. Разработчики баз данных могут даже устанавливать ограничения для отдельных компонентов формы, чтобы обеспечить ввод всех необходимых данных в правильном формате. В целом, формы помогают поддерживать согласованность и организованность данных, что необходимо для точной и мощной базы данных.

Когда какой тип данных использовать?

Тип данных поля можно рассматривать как набор характеристик, которые применяются ко всем значениям в этом поле. Например, значения в текстовом поле могут содержать только буквы, цифры и некоторые знаки пунктуации. Кроме того, текстовое поле может содержать не более 255 символов.

Совет: Иногда все выглядит так, как будто данные в поле имеют один тип, а на самом деле это данные другого типа. Например, поле вроде бы содержит числовые значения, но на самом деле это текстовые значения, представляющие номера комнат. Часто для сравнения или преобразования значений с разными типами данных используются выражения.

В таблицах ниже показаны форматы, доступные для каждого типа данных, и описаны результаты форматирования.

Основные типы

Короткие буквенно-цифровые значения, например фамилия или почтовый адрес. Помните, что начиная с версии Access 2013, текстовый тип данных переименован в Краткий текст.

Числовой, Большое число

Числовые значения, например расстояния. Помните, что для денежных значений есть отдельный тип данных.

Значения «Да» и «Нет», а также поля, содержащие только одно из двух значений.

Значения даты и времени с 100 по 9999 годы.

Текст или сочетание текста и чисел, которые отформатированы с помощью элементов управления цветом и шрифтом.

Результаты вычисления. Вычисление может ссылаться на другие поля в той же таблице. Вычисления создаются с помощью построителя выражений. Вычисляемые поля впервые появились в Access 2010.

Вложенные изображения, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и другие файлы поддерживаемых типов в записях базы данных (как и в сообщениях электронной почты).

Текст или сочетание текста и чисел, сохраненное как текст и используемое в качестве адреса гиперссылки.

Длинные блоки текста. Типичный пример использования поля MEMO — подробное описание продукта. Помните, что начиная с версии Access 2013, тип данных MEMO переименован в «Длинный текст».

Список значений, которые получены из таблицы или запроса, или набор значений, которые вы указали при создании поля. Запускается мастер подстановок, с помощью которого можно создать поле подстановки. В зависимости от выбора, сделанного в мастере, данные в поле подстановки могут иметь текстовый или числовой тип.

У полей подстановки есть дополнительный набор свойств, которые находятся на вкладке Подстановка в области Свойства поля.

Примечание: В файлах формата MDB недоступны вложения и вычисляемые данные.

Числовой

Числа без дополнительного форматирования (точно в том виде, в котором хранятся).

Обычные денежные значения.

Обычные денежные значения в формате ЕС.

Числовые данные с десятичными знаками.

Значения в процентах.

Дата и время

Краткий формат даты

Дата в кратком формате. Зависит от региональных параметров даты и времени. Например, 14.03.2001 для России.

Средний формат даты

Дата в среднем формате. Например, 03-апр-09 для России.

Длинный формат даты

Дата в длинном формате. Зависит от региональных параметров даты и времени. Например, 14 марта 2001 г. для России.

Время только в 12-часовом формате, который будет соответствовать изменениям в региональных параметрах даты и времени.

Средний формат времени

Время в 12-часовом формате, после которого указываются символы AM (до полудня) или PM (после полудня).

Время только в 24-часовом формате, который будет соответствовать изменениям в региональных параметрах даты и времени.

Конструкторы запроса

Для облегчения труда разработчика технологическая платформа содержит два специальных конструктора. Они служат для того, чтобы помочь разработчику составить правильный текст запроса, используя только визуальные средства. Выбирая мышью нужные поля таблиц, разработчик может составить работоспособный запрос, даже не зная синтаксиса языка запросов.

• Конструктор запроса позволяет составить только текст запроса. Подробнее…
• Конструктор запроса с обработкой результата помимо текста запроса формирует фрагмент программного кода, который исполняет запрос и выводит результаты в табличный документ или диаграмму. Подробнее…

Общие свойства полей

Общие свойства задаются для каждого поля на вкладке Общие и зависят от выбранного типа данных.

1. Размер поля задает максимальный размер сохраняемых в поле данных.

Для поля с типом данных Текстовый задается размер от 1 до 255 знаком (по умолчанию — 50 знаков).

Для поля с типом данных Счетчик можно задать:

а) Длинное целое— 4 байта:

б) Код репликации— 16 байт.

Для поля с типом данных Числовой можно задать:

в) Байт (для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт);

г) Целое (для целых чисел от -32 768 до +32 767, занимает 2 байта);

д) Длинное целое (для целых чисел от -2 147 483 648 до +2 147 483 647, занимает 4 байта);

е) Дробные с плавающей точкой 4 байта (для чисел от —3,4хЮ38 до +3,4х1038 с точностью до 7 знаков);

ж) Дробные с плавающей точкой 8 байт (для чисел от -1,797хЮ308 до +1,797хЮ308 с точностью до 15 знаков);

з) Действительное (для целых чисел от -1038-1 до 1038-1 при работе с проектами, которые хранятся в файлах типа1 ADP, и от -1028-1 до 1028-1 — для файлов типа MDB, с точностью до 28 зна­ков, занимает 12 байт);

и) Код репликации. Глобальный уникальный идентификатор, занимает 16 байт. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т. к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполня­ется быстрее.

2. Формат поля является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных при выводе их на экран или печать.

В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с типами данных Числовой, Дата/время, Логический и Денежный. Ряд этих форматов совпадает с настройкой национальных форматов, определяемых в окне Язык и стандарты панели управления Microsoft Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме OLE, с помощью символов форматирования.

Для указания конкретного формата отображения необходимо выбрать и раскрывающемся списке одно из значений свойства Формат поля. Формат поля используется для отображения данных в режиме таблицы, а также применяется в форме или отчете при отображении этих нолей.

3. Число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто) это число определяется установкой в свойстве Формат поля. Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля не задано или если выбрано значение Основной. Свойство Число десятичных знаков влияет только на количество отображаемых на экране десятичных знаков и не влияет на количество сохраняемых знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков необходимо изменить свойство Размер поля.

4. Подпись поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.

5. Значение по умолчанию определяет текст или выражение, которое автоматически вводится в поле при создании новой записи. Например, если задано значение =now (), то в поле будет введена текущая дата и время. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию используется только при создании новой записи. Изменение значения свойства не влияет на существующие записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Данное свойство не определено для полей с типом данных Счетчик или Поле объекта OLE.

6. Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, запрещает ввод при нарушении условий и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке.

7. Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение.

Таблицы

К этому моменту вы уже должны понимать, что база данных представляет собой совокупность данных, организованных во много связанные списки. В Access все данные хранятся в таблицах, что ставит таблицы в центр любой базы данных.

Возможно, вы уже знаете, что таблицы организованы в вертикальные столбцы и горизонтальные строки.

В Access строки и столбцы называются записями и полями. Поля больше, чем просто колонки; это способ организации информации по типу данных. Каждая часть информации внутри поля имеет один и тот же тип. Например, каждая запись в поле « Имя» будет именем, и каждая запись в поле « Адрес улицы» будет адресом.

Аналогично, запись — это больше, чем просто строка; это единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки.

Обратите внимание, как каждая запись охватывает несколько полей. Несмотря на то, что информация в каждой записи организована в поля, она принадлежит другой информации в этой записи

Видите номер слева от каждой строки? Это идентификационный номер, который идентифицирует каждую запись. Идентификационный номер для записи относится к каждой части информации, содержащейся в этой строке.

Таблицы хороши для хранения тесно связанной информации. Допустим, у вас есть пекарня и есть база данных, в которой есть таблица с именами и информацией ваших клиентов — их номера телефонов, домашние адреса и адреса электронной почты. Поскольку эти сведения содержат все сведения о ваших клиентах, вы должны включить их в одну и ту же таблицу. Каждый клиент будет представлен уникальной записью, и каждый тип информации о клиентах будет храниться в его собственной области. Если вы решили добавить больше информации — например, день рождения клиента — вы просто создадите новое поле в одной таблице.

Запросы на выборку

Наиболее востребованная операция в БД – это получение данных из таблиц, для чего предназначены запросы на выборку. Эти команды позволяют посмотреть нужные данные из БД согласно введенным условиям. Для этого пользователь «Конструктора запросов» или программист указывает список полей (столбцов), которые он хочет получить, присваивает им наименования, расставляет в нужном порядке.

Команда может быть безусловной либо с заданными параметрами. В первом случае пользователю будет возвращен массив данных, состоящий из всех строк таблицы. Во втором – только те строки, которые отвечают введенному требованию. Таким образом можно задавать ограничения – устанавливать фильтр на необходимые данные.

Полученную информацию можно также отсортировать по одному или нескольким полям, объединить строки по какому-то признаку, произвести подсчеты с использованием функций. Это агрегатные функции, подсчитывающие количество, сумму, среднее арифметическое значение полей и другие итоги.

В выборках объединяют несколько таблиц, связывая их между собой по необходимому признаку и получая итоговую таблицу, содержащую информацию из нескольких источников.

Попробуем сделать выборку в Access, для чего предназначены запросы в «Конструкторе». Создадим в нашей базе данных таблицу «Студенты».

Открываем вкладку «Создание» и выбираем пункт «Конструктор запросов». Добавляем таблицу «Студенты». Для выбора нужных полей дважды кликаем на них. Внизу окна добавляем сортировку, если она необходима, и дополнительные условия отбора.

После нажатия на кнопку «Выполнить» вкладки «Конструктор» в окне появляются результаты выборки.

Такие же результаты можно получить с использованием SQL-запроса. Переход в режим SQL происходит по контекстному пункту меню. Наша операция здесь выглядит так:

SELECT Студенты., Студенты., Студенты.

FROM Студенты

ORDER BY Студенты.;

Аналогично можно создать и выполнить команды на выборку из нескольких таблиц, с параметрами и итогами.

Ключевое поле таблицы MS Access, его назначение, способы задания

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем.

Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой.

Для Access обязательным является определение ключевого поля для таблицы. Для его определения достаточно выделить поле и выбрать команду Ключевое поле меню Правка. Если требуется определить составной ключ, но необходимо выделить требуемые поля при нажатой клавише Ctrl, а затем выбрать командуКлючевое поле. При определении ключевого поля автоматически создается уникальный индекс, определяющий физический порядок записей в таблице. Этот индекс является первичным индексом для таблицы и имеет зарезервированное имяPrimaryKey. Для составных ключей существенным может оказаться порядок образующих ключ полей, так как упорядочение записей будет проводиться вначале по первому полю, затем по второму и т.д. Для внешних полей при создании связи также происходит автоматическое создание индекса (в данном случае вторичного).

Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия (таблица Сотрудник), другая таблица — информацию об их месте жительства (таблица Адрес). Допустим, на основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы, Должность и Адрес проживания. Причём полеФамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность — в таблице Сотрудник, а поле Адрес проживания — в таблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, т. к. оно однозначно не определяет каждую запись.

В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типаСчётчик, автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением. Последовательность действий пользователя при создании таблиц Сотрудник и Адрес.

Виды индексированных полей в MS Access, примеры

Свойство «Индексированное поле» (Indexed) определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю «Фамилия» в таблице «Сотрудники», следует создать индекс для этого поля.

Значение данного свойства можно задать только в окне свойств в режиме конструктора таблицы. Индекс по одному полю может быть определен путем установки свойства Индексированное поле (Indexed). Кроме того, можно выбрать команду Индексы в меню Вид или нажать кнопку «Индексы» на панели инструментов. Будет открыто окно индексов.

Вкладка Подстановка на бланке свойств поля используется для указания элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля. После выбора элемента управления на вкладке Подстановка выводятся все дополнительные свойства, необходимые для определения конфигурации элемента управления. MicrosoftAccess задает значения этих свойств автоматически, если в режиме конструктора таблицы для поля в столбце «Тип данных» выбирается «Мастер подстановок». Значения данного свойства и относящиеся к нему типы элементов управления влияют на отображение поля как в режиме таблицы, так и в режиме формы.

Рассмотрим некоторые из этих дополнительных свойств:

Свойство «Тип элемента управления»(DisplayControl) содержит раскрывающийся список типов элементов управления, доступных для выбранного поля. Для полей с типами «Текстовый» или «Числовой» для данного свойства возможен выбор поля, списка или поля со списком. Для логических полей возможен выбор поля, поля со списком или флажка.

Свойства «Тип источника строк» (RowSourceType), «Источник строк» (RowSource) определят источник данных для списка или поля со списком. Например, для того чтобы вывести в строках списка данные из запроса «Список клиентов», следует выбрать для свойства Тип источника строк значение «Таблица/запрос» и указать в свойстве Источник строк имя запроса «Список клиентов». Если список должен содержать небольшое число значений, которые не должны изменяться, можно выбрать в свойстве Тип источника строк (RowSourceType) «Список значений» и ввести образующие список значения в ячейку свойства Источник строк (RowSource). Элементы списка отделяются друг от друга точкой с запятой.

Дата добавления: 2018-02-28 ; просмотров: 830 ; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ

Создание запроса с несколькими таблицами

Теперь, когда мы запланировали наш запрос, мы готовы его спроектировать и запустить. Если вы создали письменные планы для своего запроса, обязательно обращайтесь к ним часто в процессе разработки запроса.

Чтобы создать запрос с несколькими таблицами:

1. Выберите команду « Конструктор запросов» на вкладке « Создать » на ленте.

В появившемся диалоговом окне « Показать таблицу » выберите каждую таблицу, которую вы хотите включить в свой запрос, затем нажмите « Добавить» . После того, как вы добавили все нужные таблицы, нажмите « Закрыть» . Когда мы планировали наш запрос, мы решили, что нам нужна информация из таблицы Customers и Orders , поэтому мы добавим их.

Таблицы появятся в панели «Связывание объектов» , которая связана линией соединения . Дважды щелкните тонкий раздел линии соединения между двумя таблицами, чтобы изменить направление соединения.

Регистрация Свойства диалоговое окно. Выберите вариант, чтобы выбрать направление вашего соединения.

• Выберите вариант 2: для объединения слева направо . В нашем запросе левая таблица — таблица Customers , поэтому выбор этого означает, что все наши клиенты, которые соответствовали нашим критериям местоположения, независимо от того, разместили ли они заказ, будут включены в наши результаты. Мы не хотим выбирать этот вариант для нашего запроса.
• Выберите вариант 3: для запроса справа налево . Поскольку наш правильный стол является нашей таблицей Orders , выбор этого параметра позволит нам работать с записями для всех заказов и только для клиентов, разместивших заказы. Мы выберем этот вариант для нашего запроса, потому что это именно те данные, которые мы хотим видеть.

В окнах таблицы дважды щелкните имена полей, которые вы хотите включить в свой запрос. Они будут добавлены в дизайнерскую сетку в нижней части экрана.

В нашем примере мы будем включать большинство полей из таблицы Customers : имя , фамилия , адрес , город , штат , почтовый индекс и номер телефона . Мы также будем включать идентификационный номер из таблицы Orders .

Установите критерии поля , введя требуемые критерии в строке критериев каждого поля. Мы хотим установить два критерия:

• Во-первых, чтобы найти клиентов, которые не живут в Роли, мы будем вводить Not In («Raleigh») в поле City.
• Во-вторых, чтобы найти клиентов , которые имеют телефонный номер , начинающийся с кодом 919 , мы вводим Like ( «919 *») в номер телефона поле.

После того, как вы установили критерии, запустите запрос, нажав команду « Выполнить» на вкладке « Дизайн запросов ».

Результаты запроса будут отображаться в представлении Datasheet запроса , которое выглядит как таблица. Если вы хотите, сохраните запрос, нажав команду « Сохранить» на панели быстрого доступа. Когда появится запрос на его имя, введите нужное имя и нажмите «ОК» .

Новые статьи

• Проектирование собственной базы данных в Access — 21/08/2018 15:16
• Форматирование форм в Access — 21/08/2018 15:11
• Создание форм в Access — 21/08/2018 15:05
• Изменение таблиц в Access — 21/08/2018 14:58
• Дополнительные параметры отчета в Access — 21/08/2018 14:48
• Создание отчетов в Access — 21/08/2018 14:42
• Дополнительные параметры дизайна запроса в Access — 21/08/2018 14:36

Предыдущие статьи

• Сортировка и фильтрация записей в Access — 21/08/2018 04:37
• Работа с формами в Access — 21/08/2018 04:25
• MS Access — Работа с таблицами, создание, удаление, настройка внешнего вида — 20/04/2018 17:18
• MS Access — Управление базами данных и объектами — 30/03/2018 16:18
• Начало работы в Access. Знакомство с Access 2010 — 10/02/2018 18:24
• MS Access: Введение в объекты — Таблицы, формы, запросы и отчеты — 07/02/2018 08:32
• MS Access: Что такое база данных? Отличие Access от Excel. — 03/02/2018 18:18

ПАРАМЕТРИЧЕСКИЕ ЗАПРОСЫ

В некоторых случаях вам может
потребоваться получить данные по отдельным группам, не выводя на экран остальные.
При этом вы заранее не знаете, какие итоговые данные вам могут понадобиться в
данный момент.  В этом случае, использование  конкретных критериев отбора в
бланке запроса, оказывается нецелесообразным из-за затрат времени.

Access для решения этой задачи предлагает вместо того, чтобы
в строку  «Условие
отбора» вводить конкретное
значение, ввести в нее текст, заключенный в квадратные скобки [].

То, что будет находиться внутри этих
скобок, Access будет воспринимать как имя параметра и запрашивать
его в специальном окне. Весьма разумно,
в скобки помещать осмысленное слово или фразу, с тем, чтобы потом не ломать
голову над тем, что от нас требует Access.

·  Измените предыдущий запрос так, чтобы Access задавал вопрос при каждом его выполнении, например,
такой: «Введите название подразделения».

Запросы на изменение

Эти виды запросов представляют собой некую разновидность первого вида, но нужны они для изменения данных, которые были извлечены. Они в Access помечены восклицательным знаком. В Access создание запросов на изменение возможно четырех типов:

• создание новых таблиц;
• добавление записей в исходные таблицы;
• изменение данных в исходных таблицах;
• удаление записей из исходных таблиц.

Поэтому данные действия могут разрушить базу данных, в связи с чем необходимо сначала проверять результат исполнения запроса, перейдя в режим таблицы.

Создание новых таблиц используется при архивировании данных, проведении бэкапов или экспорте данных.

Разновидностью запросов на изменение являются запросы на обновление, при использовании которых обновляются абсолютно все записи, которые удовлетворяют какому-либо заданному условию. Если в комплекс данных необходимо внести изменения, то используют данную разновидность.

Еще одной разновидностью являются запросы на удаление, которые уничтожают все записи, удовлетворяющие каким-либо заданным условиям.

Еще одной разновидностью рассматриваемых запросов являются запросы на добавление, при которых происходит добавление данных из одной таблицы в другую.